При многократной работе с одним и тем же документом пользователям необходимо помнить о том, что Сохранение документа - самая важная часть работы для получения результата. Поэтому следует сохранять документ под разными именами и в одной и той же папке, хотя бы меняя у него дату.

Пример 1. Вы сохранили документ в разных местах на компьютере.
Какой документ был изменен, создан, открыт? Как выявить исправления в документе по сравнению с предыдущей версией?
Один из способов узнать Дату создания, последнего открытия и изменения документа можно открыть Свойства данного документа.
Для этого откройте документ и выполните команду Файл/Свойства (см.Рис.)
Но сами исправления в данном случае Вы не узнаете.


Рисунок. Диалоговое окно "Свойства документа"

Пример 2. Возможен вариант, когда над документом работают несколько пользователей, но команда Исправления не была включена. Как выявить внесенные другими рецензентами изменения?

И в первом и во втором случаях надо использовать команду Сервис/Сравнить или объединить исправления...

Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Дать разные названия документам, например, добавив в конце названия цифру "1" - первому документу и "2" - второму. Имена файлов будет Пример1.doc и Пример2.doc
2. Открыть документ Пример1.doc
3. Выполнить команду Сервис/Сравнить или объединить исправления... (см.Рис.)


Рисунок. Команда Сравнить и объединить исправления

4. Появится диалоговое окно Сравнить и объединить документы, где необходимо выбрать второй файл с названием Пример2.doc

Рисунок. Окно "Сравнить и объединить документы

Можно Объединить документы в текущий документ, т.е. в тот, который на данный момент открыт или можно Объединить в новый документ.
В нашем примере выбрана команда Объединить в новый документ.
После сравнения (объединения) документов У Вас отобразятся Исправления - что было удалено и что вставлено

Рисунок. Отображение исправлений после объединения документов

Далее можно работать с документом в режиме исправлений и Принимать или Отклонять внесенные исправления рецензентами.

Говоря о панели инструментов Рецензирование, надо сказать об Области проверки. Включение этой функции позволяет отслеживать исправления, которые сделаны в Вашем документе в отдельной области. Причем можно посмотреть изменения, сделанные и в основном документе, и в колонтитулах и в надписях и др., что существенно облегчает поиск вставленных, удаленных либо измененных объектов.
Для того чтобы включить Область проверки необходимо выполнить следующее:
1. Включить панель инструментов Рецензирование (см. здесь)
2. Выбрать команду Показать/Область проверки на панели инструментов или же значок Окно просмотра (см. Рис.)


Рисунок. Панель инструментов Рецензирование. Область проверки и Окно просмотра

Программа MS Word предлагает пользователю различные сервисы. Сегодня хочется остановиться на очень полезной панели инструментов Рецензирование или команде Исправления, которую можно включить через горизонтальное меню Сервис/Исправления.
Чаще всего пользователям одной организации приходиться работать над одним документом.
Например, имеется документ с неким содержанием, но в него вносятся исправления, заменяются слова, удаляются или вставляются новые абзацы, меняется форматирование и т.д. Для того чтобы следующий пользователь или иначе его называют рецензент (автор) смог увидеть эти самые поправки, необходимо, чтобы:

Во-первых, первый рецензент работал с документом в режиме правок, т.е. была включена панель инструментов Рецензирование и команда Исправления активна (см. Рис.).

Рисунок. Панель инструментов "Рецензирование". Активна команда "Исправления"

Для того чтобы активизировать (включить) панель инструментов Рецензирование (Исправления в документе) необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать команды: Сервис/Исправления
2. В области панелей инструментов правой кнопкой мыши вызвать меню и в нем найти команду Рецензирование.

Во-вторых, следующие пользователи-рецензенты должны включить отображение Исправлений в документе (см. Рис.)

Рисунок. Диалоговое окно Параметры/Исправления

Для того чтобы включить отображение Исправлений в документе необходимо выбрать команду Сервис/Параметры и выбрать вкладку Исправления. Выберите Пометки исправлений для вставки объектов (текста, рисунков, таблиц), для удаления и для форматирования. Можно задать Выноски, которые позволят Вам отслеживать абзацы с исправлениями.

Надо отметить то, что общаясь с некоторыми пользователями и подписчиками моего сайта и рассылки, слышу комментарии следующего характера: "Вы даете информацию для продвинутых пользователей, тех, кто уже умеет работать в программе Word и что порой сложно сориентироваться о чем идет речь". Да, действительно на данном этапе я даю материал для тех, кто уже ориентируется в мире Приложений MS Office, но полагаю, что сделаю курс отдельно и для начинающих. Растет число желающих читать мой сайт и получать конкретные советы по работе с Word и это радует:)
Могу посоветовать несколько книг, с помощью которых Вам будет проще разобраться в работе с компьютером и непосредственно с программой Word.

Прикладная информатика - Изложен материал по различным разделам прикладной информатики: операционные системы DOS и WINDOWS, пакет программ Microsoft Office, бухгалтерский учет, графика и дизайн, автоматизированное проектирование и конструирование, системы телекоммуникаций (электронная почта и Интернет). Рассмотрены основные возможности и сферы применения современного программного обеспечения. Даны последние версии широко используемых программ, пакетов и систем, в том числе и русскоязычные.

Лично мне нравился учебник Практикум по информационным технологиям Горячева, но версии 1999 года. Да-да, именно тогда, когда версия Word была 97 года еще. В том учебнике были изложены примеры по пунктам, наверно именно оттуда я взяла манеру давать материал именно для практиков и пошагово. По крайней мере мне, изучающей программы Офиса, было легко выполнять действия друг за другом. Правда, все равно необходимо ознакомиться с теоретическим материалом таким как: термины и определения, встречающиеся в программах, например, как называются Меню и какие они бывают, что такое "горячие клавиши", какие панели инструментов имеются и для чего они нужны, что такое диалоговые окна и закладки в них и т.д. Так что вполне реально изучить самостоятельно достигнуть совершенства в создании документов и не допускать хотя бы элементарных ошибок при работе в программой Word и другими офисными приложениями.

Могу еще добавить, что покупая подобные книги, нет гарантии, что Вы получите именно то, что Вы хотели! И тот стиль подачи автором материала может быть Вам доступен. Но попробовать стоит. Все же данные учебники предлагаются для общеобразовательных школ и учеников старших классов. Думаю, что мы недалеко ушли от них (по возрасту:) и сможем осилить предложенный вариант описания уроков и практикума.

Кстати, покупая эти книги, можно воспользоваться бесплатной доставкой магазина, который сейчас проводит акцию.

Для чего использовать диаграммы в Word в том формате, который предлагается самой программой? Хороший вопрос. Сначала о том, что они из себя представляют, а затем попробуем ответить на вопрос.
Итак, на панели инструментов Рисование, если Вы обратили внимание, в версии Word ХР и последующих, имеется команда - Добавить диаграмму и организационную диаграмму.
В случае использования этой команды Вам будет предложена библиотека диаграмм (см. Рис.), среди которых можно выбрать:

Рисунок. Библиотека диаграмм

1. Циклическая диаграмма, которая отображает процесс непрерывного цикла и вполне подойдет для иллюстрации перехода из одного действия в другое (см. Рис.)

Рисунок. Циклическая диаграмма и панель инструментов "Диаграмма"

На рисунке видна панель инструментов "Диаграмма", где можно выполнить команды:

• Добавления и удаления фигур диаграммы;
  
• Автоформат - варианты выбора стилей диаграмм;
  
• Замена диаграммы циклической на любую другую и наоборот;
• Макет, где задаются параметры диаграммы, такие как изменения размеров диаграммы и др.

2. Организационная диаграмма, которая, например, может продемонстрировать иерархические отношения между руководителями отделов и сотрудниками организации (см. Рис.) На рисунке использован Автоформат диаграммы.

Рисунок. Библиотека стилей диаграмм. Организационная диаграмма

3. Радиальная диаграмма используется для отображения взаимосвязи элемента с другими элементами и может быть использована, например, для демонстрации связи между главной компанией и ее филиалами (см. Рис.)

Рисунок. Диаграмма радиальная. Панель инструментов "Диаграмма"

4. Пирамидальная диаграмма нужна для демонстрации базисно-надстроечных связей, т.е. это вариант показа, например, спортивных достижений, продаж, работы с кадрами и др. (см. Рис.)

Рисунок. Пирамидальная диаграмма

5. Диаграмма Венна (красивое название:) используется для отображения областей перекрываемых элементов, т. е. возможность демонстрации скопления наибольшей информации, например, на карте (чаще всего можно встретить подобный вариант у социологов).

6. И наконец, Целевая диаграмма, говорит сама за себя. Ставите Цель и шагаете к ней выполняя задачи.

В целом принцип работы с диаграммами такой же как и с любым фрагментов автофигур, поэтому, цвета, заливки, шрифты, размер шрифтов, выравнивание и т.д. - все это доступно и работает с помощью команд на панелях инструментов Форматирование и Рисование.
Попробуйте самостоятельно придумать для себя примеры использования тех или иных диаграмм, хотя для консервативной компании в документах предложенные варианты Стилей диаграмм в Автоформате просто недопустимы.
В этом случае просто используем построение Схемы.

Поговорим о правилах размещения объектов в документах организации и где необходимо расположить Название объекта. А для начала вспомним, с какими же объектами работает программа Word:

1. Текст
2. Таблицы
3. Графические объекты (рисунки, картинки, фотографии)

1. Текст является основным объектом работы в документе и поэтому речь о том, как его разместить зависит от форматирования Абзаца и Шрифта. Названием для текста будут Заголовки и их размещение зависит от шаблона документа - по левому краю, по центру, редко - по правому краю страницы.

2. Таблицы, как правило, размещают по левому краю страницы, можно выполнить отступ, примерно на 0,2 см, чтобы выравнять границу левого столбца с левым полем страницы (см. Рис.)



Рисунок. Свойства таблицы. Отступ слева

Название объекта для таблицы обычно размещают по левому краю и сверху над таблицей (см. Рис.)



Рисунок. Названия объектов

3. Наконец, графические объекты или иначе, рисунки, фото, картинки обычно размещают по центру страницы.
Для этого выполните у рисунка первоначально Обтекание в виде текста и затем задайте выравнивание абзаца по центру.
Допускается расположение рисунка по левому краю страницы.

Название рисунка в данном случае будет находиться либо по центру либо по левому краю, то есть непосредственно под рисунком (см. Рис.)