Для пользователей компьютером

О Заголовках в таблице мы немного коснулись в предыдущем посте. Для таблицы заголовки - это повторение первых верхних строк на каждой странице. Это необходимо в том случае, если таблица достигает больших размеров и делится на несколько страниц в документе.

Совет: для того чтобы включить повторение заголовков выполните следующее: выделите те строки, которые считаются заголовками (первая строка или несколько первых строк) и дать команду: Таблица/Заголовки

Подробно необходимо рассмотреть использование Стилей таблицы в Word XP и 2003. Эта функция стала доступна именно в этой и последующих версии программы. Но об этом чуть позже.

В свойствах таблицы есть еще три Закладки: Строка, Столбец, Ячейка, где необходимо обратить внимание на следующее. При создании больших таблиц полезна бывает функция Высота (включить "галочку" - крыжик напротив этой команды) и установить размер строки 0 см - Минимум. (см. Рис.). Для чего это нужно?

Рисунок. Диалоговое окно "Свойства таблицы/Строка"

Например: в том случае, если таблица "сбежала" со одной страницы на другую (разделилась на части по страницам) или же имеется лишнее пространство в строке после окончания текста (НО: не стоят лишние абзацы), то данная команда сократит ("подтянет") строки до того места, где закончился текст в ячейке, то есть до "минимального нуля".

Помните, что если выбрать команду 0 см - Точно, то все строки будут точно ноль сантиметров и текста Вы не обнаружите (строки сожмутся).
Параметры/разрешить перенос строк на следующую страницу желательно включить по той же самой причине: чтоб "подтянуть" лишнее пространство в таблице и расположить границы таблицы максимально к тексту.

Команда повторять как заголовок на каждой странице доступна только для первых верхних строк. Иначе она называется Таблица/Заголовки. Нужна она для того, чтобы при больших таблицах Заголовки строк повторялись на каждой странице.

О параметрах таблицы сказали и основные моменты в свойствах таблицы Обтекание и Выравнивание рассмотрели. Сейчас речь пойдет о Границах и заливке. Команда доступна, наверняка Вы ее использовали, в горизонтальном меню Формат/Границы и заливка. Но так же ее можно найти и при установке свойств таблицы. Итак, здесь можно установить границы для таблиц, используя тип линии, толщину линии и Применить можно, как всей таблице, так и отдельно взятой ячейке (см. Рис.)

Рисунок. Границы и заливка таблицы

Например, нужна таблица, как на Образце Рисунка, то есть наружные границы - двойные линии, а внутренние границы - одна линия шириной 0,5 пт.
Для этого Вы должны
1. Выбрать сначала Тип линии: двойные и "прощелкать" мышью в Образце по кнопкам, где должны быть двойные линии.
2. Затем выбрать Тип линии - одинарный, задать ширину линии, например, 0,5 пт или 1 пт и опять проделать то же действие - "прощелкать" по кнопкам в Образце внутри таблицы.
3. Нажать кнопку ОК.

Команда Заливка в этом же диалоговом окне позволяет "залить", перекрасить ячейки в таблице. При этом можно задать цвет и даже выбрать узор для строк, столбцов. Заливка, как правило, используется для оформления красивых таблиц на веб-страницах. В документации, в основном используются Стили таблиц. О чем поговорим далее.

В продолжение темы о свойствах таблицы (помним, что работать с этой функцией необходимо при полностью выделенной таблице), поговорим о Параметрах в закладке Таблица (см. Рис.). Если открыть диалоговое окно Параметры, то здесь Вам будут необходимо помнить, что Поля ячеек не должно быть в минусовом значении и по умолчанию, как правило, левый и правый отступ в каждой ячейке 0,19 см. Значения можно изменять.

Рисунок. Параметры таблицы


Интервалы между ячейками в обычной таблице программы Word для создания отчетов, рефератов и др. схожих документов - не нужны. Поэтому галочку (крыжик) необходимо снять.

Например, но если Вы рисуете таблицу для веб страницы, то интервалы между ячейками визуально увеличат объем границ таблицы, в этом случае, установите галочку напротив - интервалы между ячейками.

Параметры автоподбор размеров по содержимому включается, если в таблице необходимо автоматическое увеличение размеров ячейки при вводе текста. По умолчанию опять же этот параметр включен.

Итак, одним из основных объектов в документе Word, является таблица. Текстовый редактор очень хорошо справляется со вставкой таблиц и с их различными параметрами. Но хочется остановится на Свойствах таблицы. Главное, что следует помнить работа с этой командой выполняется после выделения всей таблицы. После это выбираете команду в горизонтальном меню Таблица/Свойства таблицы. В диалоговом окне (см. Рис.) выбрана закладка Таблица. Здесь стоит обратить внимание на Обтекание.

Рисунок. Диалоговое окно "Свойства таблицы"

Таблица, как было ранее сказано - это тоже объект и может располагаться в тексте имея обтекание, то есть текст документа может расположиться вокруг таблицы, что довольно редко используется в файлах (скорее это полезно при создании таблицы на сайте). Поэтому установите команду Обтекание/Нет. В этом случае Вы избежите неприятностей, например, при больших размерах таблицы.

Выравнивание, как правило, у таблицы по левому краю, но если Вы хотите, к примеру, использовать таблицу для внесения данных, как в заявлении, то можно установить Выравнивание таблицы справа.

Команда Границы и заливка позволяют Вам выбрать формат границ таблицы, толщину, тип линии, заливку всей таблицы или отдельно взятой ячейки и т.д., что наверняка Вы не раз выполняли. Но подробно остановимся на границах, заливке и параметрах таблицы позднее.

Буфер обмена

Буфер обмена – это общая память приложений (других программ) или внутри одной программы, которую можно использовать для фрагментов текста, объектов (рисунков, таблиц, диаграмм и др.).

В MS Word XP имеется возможность включения Области задач (Правка/Буфер обмена) для работы с буфером обмена. Кроме этого виден значок Буфера обмена на панели задач, где так же можно установить параметры работы.

Буфер обмена MS Word имеет возможность хранить одновременно до 24 фрагментов, объектов.

Данные отображаются в Области задач (см. Рис.) копированными фрагментами текста или объектами (рисунками).

Рисунок. Область задач «Буфер обмена»

Примечание:

Необходимо учесть, что если копирований (команда Копировать/Вырезать на панели инструментов Стандартная) было сделано больше чем 24, то каждый последующий фрагмент (объект) будет заменять уже имеющиеся в буфере.

Память компьютера будет хранить последние данные до тех пор, пока не будет выполнена команда об отмене хранить данные в буфере обмена при закрытии программы MS Word.

Особенности вставки объектов в Word

Программа MS Word предполагает работу не только с текстом, насколько всем известно, но и с объектами такими, как таблицы, диаграммы, графические объекты в виде рисунков, фотографий и т.д. В дальнейшем подробно рассмотрим, что необходимо учитывать при работе с тем или иным объектом, а сейчас общая информация по особенностям их вставки.
Итак, главное что следует знать, чтобы документ не увеличивался до гигантских объемов, надо использовать команду Специальная вставка.

Например, в Вашем документе вставлена таблица Excel, диаграмма Visio, фотоизображение.
1. Выделите этот объект
2. Выполните команду Вырезать (объект будет "удален" в буфер обмена) на панели инструментов "Стандартная".
3. Выполните команду Правка/Специальная вставка... Появится диалоговое окно (см. Рис.)

Рисунок. Команда "Специальная вставка" объекта

4. В нем необходимо выбрать команду, например, Вставить, как Рисунок (JPG). Программа Word при этом автоматически сжимает размеры объекта и делает меньшим объем рисунка, диаграммы и др. и тем самым и размер файла.

Это важно для Вас и для Вашего клиента, которому Вы посылаете документ по почте. Все же существует еще этикет отправки вложений.

В документе неправильный колонтитул первой страницы	Проверить Параметры страницы/Источник бумаги/Различать колонтитулы первой страницы (установить «галочку») Проверить наличие разделов в документе. В случае, если в документе есть несколько Разделов, установить команду на панели инструментов Колонтитулы/Как в предыдущем (сделать неактивной)
Сбивается нумерация страниц в документе	Проверить формат нумерации страниц. Выделить поле с номером страницы в нижнем колонтитуле. Вставка/Номера страниц/Формат/Продолжить…
Неправильный формат страницы	Использовать Стиль Нумерация в документе Установить нумерацию страниц командой Вставка/Номера страниц и Формат/Шрифт Установить нумерацию страниц с панели инструментов Колонтитулы/Вставить автотекст/Стр. <№> из <всего> и Формат/Шрифт
Как сменить ориентацию листа с книжной на альбомную и наоборот	Установить курсор текста в конце листа. Выполнить команду Вставка/Разрыв/Новый раздел со следующей страницы. Поменять ориентацию листа командой Файл/Параметры страницы/Поля/Ориентация альбомная (книжная)
Неправильный колонтитул при альбомной ориентации листа	Включить панель инструментов Вид/Колонтитулы. Установить курсор в верхний (нижний) колонтитул. Отключить команду (сделать неактивной) на панели инструментов Колонтитулы/Как в предыдущем. Изменить колонтитул.