Для пользователей компьютером

Шаблоны Word - это файлы, содержащие стили, структуру, параметры страниц и др., на основе которых можно создавать новые документы.
Шаблоны MS Word уже заложены по умолчанию в программе и среди них есть, например, записки, отчеты, письма и факсы, публикации. Причем каждый раздел включает в себя еще варианты оформления (изысканное письмо, современный факс и др.) или иначе сказать, форматирования документа.
Возьмем к примеру, письма и факсы. Вы можете воспользоваться командой Файл/Создать и в правой части программы откроется Область задач, в которой выберите Создание документа -> Шаблоны -> На моем компьютере (см. Рис. 1).


Рисунок 1. Создание шаблона

После выполнения команды откроется диалоговое окно (см. Рис. 2).


Рисунок 2. Диалоговое окно "Шаблоны"

Выберите Обычный факс и создайте на его основе шаблон. Для этого установите "галочку" напротив команды "шаблон".
В окне Просмотра можно увидеть как будет выглядеть тот или иной документ. Нажмите ОК. Шаблон открыт.
Как правило, те стили, которые заданы в шаблонах по умолчанию, не подходят для компании поэтому приходиться править форматирование.

Читайте подробно об изменении стилей:

Стили в документе Word. Изменение стиля

Стили в документе. Формат по образцу

Таким образом, за основу создания шаблонов для своей организации можно брать уже имеющиеся файлы в программе MS Word. И на их базе создавать свои шаблоны. А можно создать "с нуля шаблон", что порой чаще делают опытные пользователи. Для этого нужно будет только изменить стили, параметры страниц, колонтитулы, разделы и т.д. Вот как раз об этом мы поговорим в следующий раз.
Как создать шаблон любого документа, пусть то будет исходящее письмо, отчет, реферат, факс, резюме и т.п.

Сервисы программы Word настолько не познаны для обычных пользователей, что мы зачастую и не догадываемся, какие есть полезные функции при работе с этой программой.
Например, названия рисунков, таблиц, диаграмм в программе Word можно автоматизировать таким образом, что лишь, используя команду Вставить/Рисунок (вставка рисунка) или Таблица/Вставить таблицу (вставка таблицы), объекты уже будет автоматически пронумерованы и им будет дано название.

Читайте в блоге дополнительно статьи:
Ссылки. Вставка названий диаграмм, таблиц, рисунков
Как разместить объекты в документе и название к нимДля того чтобы при вставке рисунка или таблицы название было добавлено автоматически, используйте команду Вставка/Ссылка/Название и в диалоговом окне выберите команду Автоназвание (см. Рис. 1).



Рисунок 1. Вставка Автоназвания объектов

Затем в следующем диалоговом окне, которое появится после команды Автоназвание установите "галочки" напротив команд: Добавлять название при вставке объекта Рисунок Microsoft Word. Обратите внимание на то, где название рисунка должно размещаться. В данном случае положение Под объектом. (см. Рис. 2).


Рисунок 2. Добавлять название при вставке объекта

Те же операции проделайте и с Автоназванием для таблицы. Помните, что положение названия таблицы обычно ставится в документе Над объектом.
Результатом проделанных действий будет следующее. Выполните вставку рисунка или вставку таблицы в документ, и у Вас появится автоматическое название (см. Рис. 3).

Рисунок 3. Автоназвание таблицы и Автоназвание рисунка

Поздравляю всех своих читателей!

С Новым 2009 годом!
Счастья, радости, любви и здоровья Вам и Вашим близким!



Будьте успешными и благополучными! :)

Помимо символов, которые мы привыкли видеть на клавиатуре, программа Word предлагает большой список знаков, которые доступны по команде Вставка/Символ...
Для того чтобы просмотреть все символы, можно выбрать в диалоговом окне Символ поле Шрифт (см. Рис. 1) (обычный текст) и в этом случае вам будет доступен весь перечень символов. При этом используйте линейку прокрутки.
В диалоговом окне Символ, которое появляется после соответствующей команды, представлены наиболее часто используемые дроби, такие, как 1/2; 1/4; 3/4, которые можно вставить в документ (см. Рис. 1).


Рисунок 1. Диалоговое окно Символ

Можно самостоятельно задать правильно оформленные дроби в документы с помощью форматирования шрифта, установив параметры Надстрочный шрифт и Подстрочный шрифт (команды доступны в меню Формат/Шрифт) (см. Рис. 2).


Рисунок 2. Надстрочный (подстрочный) шрифт

Но более быстрый способ "превращения" цифр, например, 4/5, в красивые дроби это использование "горячих клавиш".

Для этого:
1. Установите курсор текста в нужном месте документа.
2. Нажмите комбинацию клавиш Сtrl+Shift+=
Текстовый курсор превратится в надстрочный формат шрифта.
3. Затем наберите числитель, цифру "4" — верхнюю часть дроби.
4. Далее снова нажмите "горячие клавиши" Сtrl+Shift+=, чтобы отменить надстрочный знак.
5. Наберите косую черту "/" с клавиатуры.
6. Далее используем "горячие клавиши" Сtrl+= . Таким образом произойдет переключение в подстрочный режим шрифта.
7. Наберите знаменатель, цифру "5" — нижнюю часть дроби.
8. Еще раз нажмите Сtrl+=, чтобы отменить подстрочный знак.
Теперь в тексте правильно оформленная дробь. Сравните:

Другой вариант вставки дробей возможен с помощью команды Автозамена (см. Рис. 1) Откроется диалоговое окно Автозамена (см. Рис. 3).


Рисунок 3. Автозамена символов

Но при подобной автозамене будут вставляться дроби лишь "некорректного" вида, поэтому в конечном итоге придется использовать "горячие калвиши" для форматирования надстрочных и подстрочных чисел.

И наконец, можно использовать настройку кнопок, т.е. вынести значки Надстрочный знак и Подстрочный знак на панель инструментов. Подобную настройку мы рассматривали в предыдущем посте.

Возможность самостоятельно настроить программу MS Word и вывести необходимые команды в виде кнопок на панели инструментов значительно облегчает пользователю работу с документами.
Например, для быстрого форматирования шрифта можно использовать команды увеличения или уменьшения размера символов на один пункт. Обычно это делается с помощью выпадающего меню Размер на панели инструментов Форматирование, где представлены лишь выборочно размеры: 8, 9, 10, 11, 12 и далее идет увеличение только через 2 или 4 пункта.
Это лишь один пример команды, который можно "вытащить" на панель инструментов и использовать постоянно в своей работе. Далее выбирать только Вам, какая функция чаще всего встречается в Вашей работе.
Итак, сам принцип настройки заключается в следующем:
Выполните команду Сервис/Настройка и откроется диалоговое окно (см. Рис.).


Рисунок. Диалоговое окно "Настройка" Панели инструментов

Закладка Панели инструментов позволяет включить или отключить (установив галочку) практически все доступные команды на панелях инструментов (см. Рис.)


Рисунок. Включенные панели инструментов

Естественно, что пользователь не может охватить такой объем информации и познает все постепенно, да и не все нужны команды для работы в программе Word, но у каждого свое использование программ и поэтому существует следующая закладка Команды в диалоговом окне (см. Рис.).


Рисунок. Настройка/Команды

В этом варианте как раз есть возможность "вынести" только те кнопки в панель инструментов, которые Вы используете чаще всего. Для этого выберите Категорию в левой части Закладки, например, Формат, в правой части Закладки находятся Команды. Далее щелкните левой кнопкой мыши по команде Увеличить размер на 1 пт и, удерживая левой кнопкой мыши, "вытащите" команду на панель инструментов Форматирование.
Те же действия проделать с другими командами-кнопками (см. Рис.).


Рисунок. Настройка команд-кнопок на панель инструментов

При закрытии документа настройка команд-кнопок сохраняется.

Если Вам не нужны эти команды то можно легко их удалить с панелей инструментов обратным способом, т.е. откройте диалоговое окно Настройка/Команды и "стащите" с панели инструментов ненужные кнопки.

Третья закладка Параметры в диалоговом окне Настройка вполне доступна для изучения пользователю самостоятельно и позволяет установить дополнительные возможности при работе с Меню и значками (см. Рис.).


Рисунок. Настройка/Параметры

Кнопка Клавиатура на всех закладках позволяет выполнить назначение горячих клавиш, об этом мы вели речь в предыдущих постах Назначение клавиш - 2 часть, Назначение клавиш - 1 часть

Поставлена задача разослать письма или приглашения, в которых Вы должны отчетливо указать фамилию, имя, отчество человека, обращение к нему по имени-отчеству, заполнить поле с должностью и организацией. Примером может служить Исходящее письмо любой организации (см. Рис.).


Рисунок. Пример шаблона Исходящего письма

Список всех желающих получить такое письмо у Вас находится в некой базе данных или в таблице Excel, где четко установлены столбцы с ФИО человека, Организацией, Адресом, обращение и т.д. (см. Рис.)


Рисунок. Пример списка получателей письма

Программа MS Word предлагает Вам автоматизировать этот процесс, а не вводить вручную каждое письмо, заполняя необходимые поля.
Для этого откройте Исходящее письмо, выполните команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние...


Рисунок 1. Команда Слияние писем

После этого в правой части программы MS Word, в области задач появится пошаговая инструкция выполнения команды (см. Рис.)


Рисунок. Первый этап слияния писем со списком

Выполняете пошагово этапы, выбирая тип документа - Письмо (может быть еще и электронное сообщение, и наклейка, и конверты, и каталог), затем отмечаете в следующем шаге документ, который берете за основу, это либо Текущий документ (может быть другой существующий либо шаблон). Далее делаете Выбор получателей, Используя список (либо можно выбрать из адресной книги Outlook, либо создание нового списка).
В третьем этапе слияния необходимо нажать на команду Обзор...в поле задач и выбрать существующий список, в данном случае это документ Excel (см. Рис выше) и укажите в появившемся окне параметры таблицы, отметив галочкой Первая строка данных содержит заголовки столбцов (см. Рис.).


Рисунок. Выделить таблицу для слияния

После этого необходимо скорректировать Получателей (можно использовать автофильтр либо снять галочки с "неполучателей") (см. Рис.).


Рисунок. Получатели слияния

В четвертом этапе слияния письма и списка предстоит выбрать либо Блок адреса, где указываются поля адреса, ФИО и др. параметры либо можно скорректировать Строку приветствия. Но лучше выбрать сразу команду Другие элементы... и установить самостоятельно каждое поле в нужное место Вашего письма (см. Рис.).
1. Для этого сначала установите поле (курсор текста) в Вашем Исходящем письме в то место, где должна быть сначала Организация (см. Рис. Пример шаблона Исходящего письма), затем нажмите в области задач Другие элементы появится окно Добавление поля слияния (см. Рис.).


Рисунок. Добавление поля слияния

2. Нажмите команду Вставить (один раз), затем закройте окно и повторите действие пункта 1 для каждого поля в отдельности.

Закончите пошаговое выполнение инструкции. Проверьте заполнение писем. Поля для Организации, ФИО, Обращение, Должность. Все письма расположатся в одном файле, на отдельных страницах. Сохраните документ или выведите его на печать.

Отвлечемся от редактора MS Word и поговорим о другой программе, которая является средством Microsoft Office и входит в пакет его приложений - это Microsoft Office Picture Manager.
Зачастую встречаются документы с графическими изображениями больших размеров, о том, как сжать рисунки в Word, мы говорили в этой статье.
Но вот как вставить рисунки уже необходимого размера (не более 100-300 кбт) и какую программу можно использовать, не прибегая к установке дополнительных программ?
Итак, один из вариантов это Microsoft Office Picture Manager.
А конкретно мы рассмотрим функцию сжатия изображений.
Для того чтобы уменьшить размер изображения (графические объекты, имеющие расширение *.jpg, *.gif и др.) запустите программу Microsoft Office Picture Manager на Вашем компьютере Пуск/Программы/Microsoft Office/Средства Microsoft Office/Microsoft Office Picture Manager (см. Рис.)


Рисунок. Запуск программы Microsoft Office Picture Manager

Экран программы выглядит следующим образом (см. Рис.)


Рисунок. Экран программы Microsoft Office Picture Manager

Первый вариант открытия и сжатия изображений.

Для того чтобы открыть Ваши изображения в этой программе необходимо добавить ярлык рисунка , нажав на кнопку
Появится диалоговое окно (см. Рис.), в котором выберите Папку, где расположены изображения, которые требуется уменьшить в размере.


Рисунок. Добавление ярлыка рисунка

После этого в программе Microsoft Office Picture Manager появится ярлык на папку с рисунками и отобразятся сами рисунки на экране программы (см. Рис.)


Рисунок. Экран программы с ярлыком на папку рисунков

Выберите изображение, необходимое для уменьшения, нажатием левой кнопки мыши.
В случае, если Вам необходимо выбрать несколько изображений, нажмите клавишу Ctrl + удерживая ее нажимайте мышью на рисунки.
В случае, если Вам нужно выбрать все объекты, находящиеся в данной папке, нажмите Ctrl+А либо выполните команду в Меню Правка/Выделить все...

Затем Вы можете уменьшить изображения, выполнив команду: Рисунок/Сжать рисунки... при этом в правой части программы появится область задач, где можно выбрать нужный вариант для сжатия рисунка.

Совет: Выберите вариант для Документов (для лучшего качества изображения)
При этом Вы увидите Ожидаемый общий размер Исходного изображения и После сжатия (см. Рис.).


Рисунок. Экран программы с область задач Сжать рисунки

Цифрами на рисунке показаны изображения - (1) - выделенные и (2) - невыделенные.

Второй вариант открыть рисунок и выполнить действия по сжатию.

1. Найдите папку с изображениями на Вашем компьютере, например, C:\Documents and Settings\User\My Documents\My Pictures (см. Рис.)
2. Выберите файл - изображение. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и найдите команду Открыть с помощью.../Microsoft Office Picture Manager


Рисунок. Как открыть файл из папки

Далее выполняете действия по уменьшению (сжатию рисунка) в открытой программе Microsoft Office Picture Manager, как в предыдущем способе.