Для пользователей компьютером

Надо отметить то, что общаясь с некоторыми пользователями и подписчиками моего сайта и рассылки, слышу комментарии следующего характера: "Вы даете информацию для продвинутых пользователей, тех, кто уже умеет работать в программе Word и что порой сложно сориентироваться о чем идет речь". Да, действительно на данном этапе я даю материал для тех, кто уже ориентируется в мире Приложений MS Office, но полагаю, что сделаю курс отдельно и для начинающих. Растет число желающих читать мой сайт и получать конкретные советы по работе с Word и это радует:)
Могу посоветовать несколько книг, с помощью которых Вам будет проще разобраться в работе с компьютером и непосредственно с программой Word.

Прикладная информатика - Изложен материал по различным разделам прикладной информатики: операционные системы DOS и WINDOWS, пакет программ Microsoft Office, бухгалтерский учет, графика и дизайн, автоматизированное проектирование и конструирование, системы телекоммуникаций (электронная почта и Интернет). Рассмотрены основные возможности и сферы применения современного программного обеспечения. Даны последние версии широко используемых программ, пакетов и систем, в том числе и русскоязычные.

Лично мне нравился учебник Практикум по информационным технологиям Горячева, но версии 1999 года. Да-да, именно тогда, когда версия Word была 97 года еще. В том учебнике были изложены примеры по пунктам, наверно именно оттуда я взяла манеру давать материал именно для практиков и пошагово. По крайней мере мне, изучающей программы Офиса, было легко выполнять действия друг за другом. Правда, все равно необходимо ознакомиться с теоретическим материалом таким как: термины и определения, встречающиеся в программах, например, как называются Меню и какие они бывают, что такое "горячие клавиши", какие панели инструментов имеются и для чего они нужны, что такое диалоговые окна и закладки в них и т.д. Так что вполне реально изучить самостоятельно достигнуть совершенства в создании документов и не допускать хотя бы элементарных ошибок при работе в программой Word и другими офисными приложениями.

Могу еще добавить, что покупая подобные книги, нет гарантии, что Вы получите именно то, что Вы хотели! И тот стиль подачи автором материала может быть Вам доступен. Но попробовать стоит. Все же данные учебники предлагаются для общеобразовательных школ и учеников старших классов. Думаю, что мы недалеко ушли от них (по возрасту:) и сможем осилить предложенный вариант описания уроков и практикума.

Кстати, покупая эти книги, можно воспользоваться бесплатной доставкой магазина, который сейчас проводит акцию.

Для чего использовать диаграммы в Word в том формате, который предлагается самой программой? Хороший вопрос. Сначала о том, что они из себя представляют, а затем попробуем ответить на вопрос.
Итак, на панели инструментов Рисование, если Вы обратили внимание, в версии Word ХР и последующих, имеется команда - Добавить диаграмму и организационную диаграмму.
В случае использования этой команды Вам будет предложена библиотека диаграмм (см. Рис.), среди которых можно выбрать:

Рисунок. Библиотека диаграмм

1. Циклическая диаграмма, которая отображает процесс непрерывного цикла и вполне подойдет для иллюстрации перехода из одного действия в другое (см. Рис.)

Рисунок. Циклическая диаграмма и панель инструментов "Диаграмма"

На рисунке видна панель инструментов "Диаграмма", где можно выполнить команды:

• Добавления и удаления фигур диаграммы;
  
• Автоформат - варианты выбора стилей диаграмм;
  
• Замена диаграммы циклической на любую другую и наоборот;
• Макет, где задаются параметры диаграммы, такие как изменения размеров диаграммы и др.

2. Организационная диаграмма, которая, например, может продемонстрировать иерархические отношения между руководителями отделов и сотрудниками организации (см. Рис.) На рисунке использован Автоформат диаграммы.

Рисунок. Библиотека стилей диаграмм. Организационная диаграмма

3. Радиальная диаграмма используется для отображения взаимосвязи элемента с другими элементами и может быть использована, например, для демонстрации связи между главной компанией и ее филиалами (см. Рис.)

Рисунок. Диаграмма радиальная. Панель инструментов "Диаграмма"

4. Пирамидальная диаграмма нужна для демонстрации базисно-надстроечных связей, т.е. это вариант показа, например, спортивных достижений, продаж, работы с кадрами и др. (см. Рис.)

Рисунок. Пирамидальная диаграмма

5. Диаграмма Венна (красивое название:) используется для отображения областей перекрываемых элементов, т. е. возможность демонстрации скопления наибольшей информации, например, на карте (чаще всего можно встретить подобный вариант у социологов).

6. И наконец, Целевая диаграмма, говорит сама за себя. Ставите Цель и шагаете к ней выполняя задачи.

В целом принцип работы с диаграммами такой же как и с любым фрагментов автофигур, поэтому, цвета, заливки, шрифты, размер шрифтов, выравнивание и т.д. - все это доступно и работает с помощью команд на панелях инструментов Форматирование и Рисование.
Попробуйте самостоятельно придумать для себя примеры использования тех или иных диаграмм, хотя для консервативной компании в документах предложенные варианты Стилей диаграмм в Автоформате просто недопустимы.
В этом случае просто используем построение Схемы.

Поговорим о правилах размещения объектов в документах организации и где необходимо расположить Название объекта. А для начала вспомним, с какими же объектами работает программа Word:

1. Текст
2. Таблицы
3. Графические объекты (рисунки, картинки, фотографии)

1. Текст является основным объектом работы в документе и поэтому речь о том, как его разместить зависит от форматирования Абзаца и Шрифта. Названием для текста будут Заголовки и их размещение зависит от шаблона документа - по левому краю, по центру, редко - по правому краю страницы.

2. Таблицы, как правило, размещают по левому краю страницы, можно выполнить отступ, примерно на 0,2 см, чтобы выравнять границу левого столбца с левым полем страницы (см. Рис.)



Рисунок. Свойства таблицы. Отступ слева

Название объекта для таблицы обычно размещают по левому краю и сверху над таблицей (см. Рис.)



Рисунок. Названия объектов

3. Наконец, графические объекты или иначе, рисунки, фото, картинки обычно размещают по центру страницы.
Для этого выполните у рисунка первоначально Обтекание в виде текста и затем задайте выравнивание абзаца по центру.
Допускается расположение рисунка по левому краю страницы.

Название рисунка в данном случае будет находиться либо по центру либо по левому краю, то есть непосредственно под рисунком (см. Рис.)

При создании любого из графических объектов в программе Word, по умолчанию, появляется полотно: Создайте рисунок (см. Рис.). В большинстве случаев эта функция не нужна. По крайней мере в моей практике подобный вариант работы с рисунками очень редок и не совсем удобен, поэтому я отключаю данную команду.



Рисунок. Полотно "Создайте рисунок"

Но полотно порой необходимо в следующих случаях:
1. Если необходимо ограничить пространство рисования объектов.
2. Если Вам удобнее обозревать, где заканчивается граница рисования (см. Рис.)
3. Если все рисунки, находящиеся внутри полотна необходимо Вырезать и Вставить в другом месте документа.


Рисунок. Полотно рисунка. Ограниченное пространство

Для того чтобы отключить эту команду необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать в горизонтальном Меню команду Сервис/Параметры
2. В диалоговом окне найти закладку Общие (см. Рис.)
3. Отключить галочку напротив команды автоматически создавать полотно при вставке автофигур



Рисунок. Диалоговое окно "Отключение полотна создания рисунка"

Документы в компаниях порой непредсказуемы. Клиент может запросить более подробное описание и в схемах. Как их строить или рисовать в программе Word с помощью инструментов Панели Рисование рассмотрим далее.
Итак, необходима схема следующего варианта (см. Рис.)

Рисунок. Схема и панель инструментов "Рисование"

Для большей производительности в рисовании подобных схем, давайте рассмотрим последовательность действий и использование горячих клавиш.

Последовательность действий при рисовании схем в Word:
1. Включить панель инструментов "Рисование"
2. Найти значок "Надпись" на панели инструментов "Рисование". Щелкаем единожды мышью на команде.
3. Рисуем нужного размера прямоугольник под текст.
Совет: чтобы не рисовать каждый раз одного и того же формата прямоугольники необходимо задать формат шрифта, используемый в Схеме, т.е. выделив прямоугольник, выбрать команды Шрифт, Размер, курсив или полужирность и др. и можно сделать их копирование.
4. Выделите прямоугольник, причем надо щелкнуть мышью так, чтобы курсор текста не мигал внутри рамки Надписи (нажмите на край прямоугольника).
5. Выполняем копирование Надписи, используя горячие клавиши - удерживая левую кнопку мыши и клавишу Ctrl на клавиатуре, перетаскиваем прямоугольник в то место, где появится Схема 2 , Схема 3, Схема 4 и т.д.
6. Вписываем необходимый текст.
7. Рисуем стрелки, выбрав их на панели инструментов Рисование, задав тип ширины, тип линии и др.
Совет: Двойные стрелки, например, как на рис. переход от Схема к Схема 1, можно объединить, используя команду Действия/Группировать на панели инструментов Рисование.
8. Объединяем всю с схему в единый рисунок. Для этого выделим объекты, используя команду на панели инструментов Выбор объектов либо горячие клавиши: левая кнопка мыши и Shift. Держим Shift до тех пор пока не выделите все объекты на рисунке. Затем команда Действия/Группировать на панели инструментов Рисование.
Теперь Вы можете копировать или перетаскивать схему, щелкнув единожды по рисунку, как целому объекту.

Совет: используйте так же горячие клавиши, команды выполняются после выделения объекта (Надписи):

• левая кнопка мыши и клавиши Ctrl + Sfift - одновременно и копирование, и выравнивание объекта на одной линии (либо горизонтально либо вертикально)
• клавиша Ctrl и стрелки вверх, вниз, влево, вправо на клавиатуре - для "мелкого шага" перемещения объекта в схеме.

В продолжение темы рисунков в документе Word, надо сказать о формате рисунка. Команда доступна при нажатии правой кнопкой мыши на рисунке. При этом появится выпадающее меню и здесь необходимо выбрать команду Формат рисунка. Либо выполните команду из горизонтального Меню, предварительно выделив изображение, Формат/Рисунок.

В диалоговом окне Формат/Рисунок (см. Рис.) доступны дополнительные функции по работе с рисунком. Ранее мы рассмотрели Настройку изображения и Панель инструментов "Рисование".

Рисунок. Диалоговое окно "Формат рисунка"

Закладки Диалогового окна:

1. Цвета и линии позволяют выполнить команды, которые дублируются на панели инструментов Рисование, здесь можно установить для рисунка контур, заливку, прозрачность изображения, изменить линии и стрелки.

2. Размер - закладка где имеется возможность задать размеры изображения вручную, соблюсти пропорции изменения рисунка и установить масштаб.
3. Положение - закладка, позволяющая работать с Обтеканием текстом, команда опять же доступна на панели инструментов "Настройка изображения".

4. Рисунок - закладка для установления Обрезки рисунка. Выбрать яркость, контрастность и цвет (оттенки серого, подложка). Особое внимание обратите на команду Сжать...

Совет: Если в документе имеется рисунок, у которого "лишние поля", которые занимают место на листе, то используйте команду Обрезка, нажав на значок
на панели инструментов "Настройка изображения".
Курсор мыши превратится в стрелку с таким же значком и Вы можете, удерживая левую кнопку мыши, изменять размер - обрезать рисунок.

Рисунок. Диалоговое окно "Сжатие рисунка"

После команды Сжать... появится диалоговое окно Сжатие рисунков, в котором имеется возможность уменьшить размер - объем рисунка, что чудесным образом сказывается на размере и всего документа в целом (см. Рис.).

Совет: В документах желательно использовать вставку рисунков из буфера обмена через Специальную вставку.

Рисунки в программе Word являются изображениями, созданными из другого файла. Они включают точечные рисунки, сканированные изображения и фотографии, а также картинки. Вставка графических объектов производится с помощью команды Вставка/Рисунок.
Возможность вставки Картинки предоставлена в том случае, если у Вас стоит на компьютере полная версия программы Word и добавлены библиотеки рисунков, иначе комплект рисованных картинок резко сокращается.
Вставка Рисунка/Из файла позволит Вам вставить изображение любого графического формата, пусть это *.bmp, *.jpg, *.gif, *.png и др.
Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и часть команд на панели инструментов Рисование (см. Рис.)

Рисунок. Настройка изображения

Важным для правильного расположения рисунка в документе использовать команду Обтекание текстом (см. Рис.).

Совет: Если Вы работаете с документом компании, то следует использовать команду В тексте - она помогает расположить рисунок в виде "символа" текста, то есть, как любую букву в абзаце.
В этом случае после вставленного рисунка можно нажать команду Enter и выделив, например, рисунок, форматировать его расположение, как в абзаце: устаналивать выравнивание (по центру, по левому и правому краю, оступы и т.д.) Размеры рисунка изменяются (как и в любом другом варианте обтекания) с помощью маркеров (черные квадратики вокруг рисунка - см. Рис.) - удерживая левую кнопку мыши за маркер, растянуть или уменьшить размер рисунка.
Остальные варианты Обтекания текстом необходимы, скорее всего, например, при верстке текста в газете, реферате и др. красивых документах.
Помимо меню Обтекание текстом на панели Настройка изображения имеются выбор контрастности, яркости (как у телевизора), Обрезка рисунка - иногда необходимо отрезать лишние поля у рисунка, настройка рисунка для черно-белой печати или в виде подложки - команда Изображение.