С Новым 2009 годом!
Счастья, радости, любви и здоровья Вам и Вашим близким!
Будьте успешными и благополучными! :)
С Новым 2009 годом!
Поздравляю всех своих читателей!
С Новым 2009 годом!
Счастья, радости, любви и здоровья Вам и Вашим близким!
Будьте успешными и благополучными! :)
С Новым 2009 годом!
Счастья, радости, любви и здоровья Вам и Вашим близким!
Будьте успешными и благополучными! :)
Символы. Дробные числа. Автозамена
Помимо символов, которые мы привыкли видеть на клавиатуре, программа Word предлагает большой список знаков, которые доступны по команде Вставка/Символ...
Для того чтобы просмотреть все символы, можно выбрать в диалоговом окне Символ поле Шрифт (см. Рис. 1) (обычный текст) и в этом случае вам будет доступен весь перечень символов. При этом используйте линейку прокрутки.
В диалоговом окне Символ, которое появляется после соответствующей команды, представлены наиболее часто используемые дроби, такие, как 1/2; 1/4; 3/4, которые можно вставить в документ (см. Рис. 1).
Рисунок 1. Диалоговое окно Символ
Можно самостоятельно задать правильно оформленные дроби в документы с помощью форматирования шрифта, установив параметры Надстрочный шрифт и Подстрочный шрифт (команды доступны в меню Формат/Шрифт) (см. Рис. 2).
Рисунок 2. Надстрочный (подстрочный) шрифт
Но более быстрый способ "превращения" цифр, например, 4/5, в красивые дроби это использование "горячих клавиш".
Для этого:
1. Установите курсор текста в нужном месте документа.
2. Нажмите комбинацию клавиш Сtrl+Shift+=
Текстовый курсор превратится в надстрочный формат шрифта.
3. Затем наберите числитель, цифру "4" — верхнюю часть дроби.
4. Далее снова нажмите "горячие клавиши" Сtrl+Shift+=, чтобы отменить надстрочный знак.
5. Наберите косую черту "/" с клавиатуры.
6. Далее используем "горячие клавиши" Сtrl+= . Таким образом произойдет переключение в подстрочный р ежим шрифта.
7. Наберите знаменатель, цифру "5" — нижнюю часть дроби.
8. Еще раз нажмите , чтобы отменить подстрочный знак.
Теперь в тексте правильно о формленная дробь. Сравните:
Другой вариант вставки дробей возможен с помощью команды Автозамена (см. Рис. 1)
Рисунок 3. Автозамена символов
Но при подобной автозамене будут вставляться дроби лишь "некорректного" вида, поэтому в конечном итоге придется использовать "горячие калвиши" для форматирования надстрочных и подстрочных чисел.
И наконец, можно использовать настройку кнопок , т.е. вынести значки Надстрочный знак 
и Подстрочный знак 
на панель инструментов. Подобную настройку мы рассматривали в предыдущем посте.
Для того чтобы просмотреть все символы, можно выбрать в диалоговом окне Символ поле Шрифт (см. Рис. 1) (обычный текст) и в этом случае вам будет доступен весь перечень символов. При этом используйте линейку прокрутки.
В диалоговом окне Символ, которое появляется после соответствующей команды, представлены наиболее часто используемые дроби, такие, как 1/2; 1/4; 3/4, которые можно вставить в документ (см. Рис. 1).
Рисунок 1. Диалоговое окно Символ
Можно самостоятельно задать правильно оформленные дроби в документы с помощью форматирования шрифта, установив параметры Надстрочный шрифт и Подстрочный шрифт (команды доступны в меню Формат/Шрифт) (см. Рис. 2).
Рисунок 2. Надстрочный (подстрочный) шрифт
Но более быстрый способ "превращения" цифр, например, 4/5, в красивые дроби это использование "горячих клавиш".
Для этого:
1. Установите курсор текста в нужном месте документа.
2. Нажмите комбинацию клавиш Сtrl+Shift+=
Текстовый курсор превратится в надстрочный формат шрифта.
3. Затем наберите числитель, цифру "4" — верхнюю часть дроби.
4. Далее снова нажмите "горячие клавиши" Сtrl+Shift+=
6. Далее используем "горячие клавиши"
8. Еще раз нажмите
Теперь в тексте правильно о
Но при подобной автозамене будут вставляться дроби лишь "некорректного" вида, поэтому в конечном итоге придется использовать "горячие калвиши" для форматирования надстрочных и подстрочных чисел.
И наконец, можно использовать настройку кнопок
Настройка панелей инструментов в Word
Возможность самостоятельно настроить программу MS Word и вывести необходимые команды в виде кнопок на панели инструментов значительно облегчает пользователю работу с документами.
Например, для быстрого форматирования шрифта можно использовать команды увеличения или уменьшения размера символов на один пункт. Обычно это делается с помощью выпадающего меню Размер на панели инструментов Форматирование, где представлены лишь выборочно размеры: 8, 9, 10, 11, 12 и далее идет увеличение только через 2 или 4 пункта.
Это лишь один пример команды, который можно "вытащить" на панель инструментов и использовать постоянно в своей работе. Далее выбирать только Вам, какая функция чаще всего встречается в Вашей работе.
Итак, сам принцип настройки заключается в следующем:
Выполните команду Сервис/Настройка и откроется диалоговое окно (см. Рис.).
Рисунок. Диалоговое окно "Настройка" Панели инструментов
Закладка Панели инструментов позволяет включить или отключить (установив галочку) практически все доступные команды на панелях инструментов (см. Рис.)
Рисунок. Включенные панели инструментов
Естественно, что пользователь не может охватить такой объем информации и познает все постепенно, да и не все нужны команды для работы в программе Word, но у каждого свое использование программ и поэтому существует следующая закладка Команды в диалоговом окне (см. Рис.).
Рисунок. Настройка/Команды
В этом варианте как раз есть возможность "вынести" только те кнопки в панель инструментов, которые Вы используете чаще всего. Для этого выберите Категорию в левой части Закладки, например, Формат, в правой части Закладки находятся Команды. Далее щелкните левой кнопкой мыши по команде Увеличить размер на 1 пт и, удерживая левой кнопкой мыши, "вытащите" команду на панель инструментов Форматирование.
Те же действия проделать с другими командами-кнопками (см. Рис.).
Рисунок. Настройка команд-кнопок на панель инструментов
При закрытии документа настройка команд-кнопок сохраняется.
Если Вам не нужны эти команды то можно легко их удалить с панелей инструментов обратным способом, т.е. откройте диалоговое окно Настройка/Команды и "стащите" с панели инструментов ненужные кнопки.
Третья закладка Параметры в диалоговом окне Настройка вполне доступна для изучения пользователю самостоятельно и позволяет установить дополнительные возможности при работе с Меню и значками (см. Рис.).
Рисунок. Настройка/Параметры
Кнопка Клавиатура на всех закладках позволяет выполнить назначение горячих клавиш, об этом мы вели речь в предыдущих постах Назначение клавиш - 2 часть, Назначение клавиш - 1 часть
Например, для быстрого форматирования шрифта можно использовать команды увеличения или уменьшения размера символов на один пункт. Обычно это делается с помощью выпадающего меню Размер на панели инструментов Форматирование, где представлены лишь выборочно размеры: 8, 9, 10, 11, 12 и далее идет увеличение только через 2 или 4 пункта.
Это лишь один пример команды, который можно "вытащить" на панель инструментов и использовать постоянно в своей работе. Далее выбирать только Вам, какая функция чаще всего встречается в Вашей работе.
Итак, сам принцип настройки заключается в следующем:
Выполните команду Сервис/Настройка и откроется диалоговое окно (см. Рис.).
Рисунок. Диалоговое окно "Настройка" Панели инструментов
Закладка Панели инструментов позволяет включить или отключить (установив галочку) практически все доступные команды на панелях инструментов (см. Рис.)
Рисунок. Включенные панели инструментов
Естественно, что пользователь не может охватить такой объем информации и познает все постепенно, да и не все нужны команды для работы в программе Word, но у каждого свое использование программ и поэтому существует следующая закладка Команды в диалоговом окне (см. Рис.).
Рисунок. Настройка/Команды
В этом варианте как раз есть возможность "вынести" только те кнопки в панель инструментов, которые Вы используете чаще всего. Для этого выберите Категорию в левой части Закладки, например, Формат, в правой части Закладки находятся Команды. Далее щелкните левой кнопкой мыши по команде Увеличить размер на 1 пт и, удерживая левой кнопкой мыши, "вытащите" команду на панель инструментов Форматирование.
Те же действия проделать с другими командами-кнопками (см. Рис.).
Рисунок. Настройка команд-кнопок на панель инструментов
При закрытии документа настройка команд-кнопок сохраняется.
Если Вам не нужны эти команды то можно легко их удалить с панелей инструментов обратным способом, т.е. откройте диалоговое окно Настройка/Команды и "стащите" с панели инструментов ненужные кнопки.
Третья закладка Параметры в диалоговом окне Настройка вполне доступна для изучения пользователю самостоятельно и позволяет установить дополнительные возможности при работе с Меню и значками (см. Рис.).
Рисунок. Настройка/Параметры
Кнопка Клавиатура на всех закладках позволяет выполнить назначение горячих клавиш, об этом мы вели речь в предыдущих постах Назначение клавиш - 2 часть, Назначение клавиш - 1 часть
Как сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel
Поставлена задача разослать письма или приглашения, в которых Вы должны отчетливо указать фамилию, имя, отчество человека, обращение к нему по имени-отчеству, заполнить поле с должностью и организацией. Примером может служить Исходящее письмо любой организации (см. Рис.).
Рисунок. Пример шаблона Исходящего письма
Список всех желающих получить такое письмо у Вас находится в некой базе данных или в таблице Excel, где четко установлены столбцы с ФИО человека, Организацией, Адресом, обращение и т.д. (см. Рис.)
Рисунок. Пример списка получателей письма
Программа MS Word предлагает Вам автоматизировать этот процесс, а не вводить вручную каждое письмо, заполняя необходимые поля.
Для этого откройте Исходящее письмо, выполните команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние...
Рисунок 1. Команда Слияние писем
После этого в правой части программы MS Word, в области задач появится пошаговая инструкция выполнения команды (см. Рис.)
Рисунок. Первый этап слияния писем со списком
Выполняете пошагово этапы, выбирая тип документа - Письмо (может быть еще и электронное сообщение, и наклейка, и конверты, и каталог), затем отмечаете в следующем шаге документ, который берете за основу, это либо Текущий документ (может быть другой существующий либо шаблон). Далее делаете Выбор получателей, Используя список (либо можно выбрать из адресной книги Outlook, либо создание нового списка).
В третьем этапе слияния необходимо нажать на команду Обзор...в поле задач и выбрать существующий список, в данном случае это документ Excel (см. Рис выше) и укажите в появившемся окне параметры таблицы, отметив галочкой Первая строка данных содержит заголовки столбцов (см. Рис.).
Рисунок. Выделить таблицу для слияния
После этого необходимо скорректировать Получателей (можно использовать автофильтр либо снять галочки с "неполучателей") (см. Рис.).
Рисунок. Получатели слияния
В четвертом этапе слияния письма и списка предстоит выбрать либо Блок адреса, где указываются поля адреса, ФИО и др. параметры либо можно скорректировать Строку приветствия. Но лучше выбрать сразу команду Другие элементы... и установить самостоятельно каждое поле в нужное место Вашего письма (см. Рис.).
1. Для этого сначала установите поле (курсор текста) в Вашем Исходящем письме в то место, где должна быть сначала Организация (см. Рис. Пример шаблона Исходящего письма), затем нажмите в области задач Другие элементы появится окно Добавление поля слияния (см. Рис.).
Рисунок. Добавление поля слияния
2. Нажмите команду Вставить (один раз), затем закройте окно и повторите действие пункта 1 для каждого поля в отдельности.
Закончите пошаговое выполнение инструкции. Проверьте заполнение писем. Поля для Организации, ФИО, Обращение, Должность. Все письма расположатся в одном файле, на отдельных страницах. Сохраните документ или выведите его на печать.
Рисунок. Пример шаблона Исходящего письма
Список всех желающих получить такое письмо у Вас находится в некой базе данных или в таблице Excel, где четко установлены столбцы с ФИО человека, Организацией, Адресом, обращение и т.д. (см. Рис.)
Рисунок. Пример списка получателей письма
Программа MS Word предлагает Вам автоматизировать этот процесс, а не вводить вручную каждое письмо, заполняя необходимые поля.
Для этого откройте Исходящее письмо, выполните команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние...
Рисунок 1. Команда Слияние писем
После этого в правой части программы MS Word, в области задач появится пошаговая инструкция выполнения команды (см. Рис.)
Рисунок. Первый этап слияния писем со списком
Выполняете пошагово этапы, выбирая тип документа - Письмо (может быть еще и электронное сообщение, и наклейка, и конверты, и каталог), затем отмечаете в следующем шаге документ, который берете за основу, это либо Текущий документ (может быть другой существующий либо шаблон). Далее делаете Выбор получателей, Используя список (либо можно выбрать из адресной книги Outlook, либо создание нового списка).
В третьем этапе слияния необходимо нажать на команду Обзор...в поле задач и выбрать существующий список, в данном случае это документ Excel (см. Рис выше) и укажите в появившемся окне параметры таблицы, отметив галочкой Первая строка данных содержит заголовки столбцов (см. Рис.).
Рисунок. Выделить таблицу для слияния
После этого необходимо скорректировать Получателей (можно использовать автофильтр либо снять галочки с "неполучателей") (см. Рис.).
Рисунок. Получатели слияния
В четвертом этапе слияния письма и списка предстоит выбрать либо Блок адреса, где указываются поля адреса, ФИО и др. параметры либо можно скорректировать Строку приветствия. Но лучше выбрать сразу команду Другие элементы... и установить самостоятельно каждое поле в нужное место Вашего письма (см. Рис.).
1. Для этого сначала установите поле (курсор текста) в Вашем Исходящем письме в то место, где должна быть сначала Организация (см. Рис. Пример шаблона Исходящего письма), затем нажмите в области задач Другие элементы появится окно Добавление поля слияния (см. Рис.).
Рисунок. Добавление поля слияния
2. Нажмите команду Вставить (один раз), затем закройте окно и повторите действие пункта 1 для каждого поля в отдельности.
Закончите пошаговое выполнение инструкции. Проверьте заполнение писем. Поля для Организации, ФИО, Обращение, Должность. Все письма расположатся в одном файле, на отдельных страницах. Сохраните документ или выведите его на печать.
Сжатие рисунков. Программа Microsoft Office Picture Manager
Отвлечемся от редактора MS Word и поговорим о другой программе, которая является средством Microsoft Office и входит в пакет его приложений - это Microsoft Office Picture Manager.
Зачастую встречаются документы с графическими изображениями больших размеров, о том, как сжать рисунки в Word, мы говорили в этой статье.
Но вот как вставить рисунки уже необходимого размера (не более 100-300 кбт) и какую программу можно использовать, не прибегая к установке дополнительных программ?
Итак, один из вариантов это Microsoft Office Picture Manager.
А конкретно мы рассмотрим функцию сжатия изображений.
Для того чтобы уменьшить размер изображения (графические объекты, имеющие расширение *.jpg, *.gif и др.) запустите программу Microsoft Office Picture Manager на Вашем компьютере Пуск/Программы/Microsoft Office/Средства Microsoft Office/Microsoft Office Picture Manager (см. Рис.)
Рисунок. Запуск программы Microsoft Office Picture Manager
Экран программы выглядит следующим образом (см. Рис.)
Рисунок. Экран программы Microsoft Office Picture Manager
Первый вариант открытия и сжатия изображений.
Для того чтобы открыть Ваши изображения в этой программе необходимо добавить ярлык рисунка , нажав на кнопку
Появится диалоговое окно (см. Рис.), в котором выберите Папку, где расположены изображения, которые требуется уменьшить в размере.
Рисунок. Добавление ярлыка рисунка
После этого в программе Microsoft Office Picture Manager появится ярлык на папку с рисунками и отобразятся сами рисунки на экране программы (см. Рис.)
Рисунок. Экран программы с ярлыком на папку рисунков
Выберите изображение, необходимое для уменьшения, нажатием левой кнопки мыши.
В случае, если Вам необходимо выбрать несколько изображений, нажмите клавишу Ctrl + удерживая ее нажимайте мышью на рисунки.
В случае, если Вам нужно выбрать все объекты, находящиеся в данной папке, нажмите Ctrl+А либо выполните команду в Меню Правка/Выделить все...
Затем Вы можете уменьшить изображения, выполнив команду: Рисунок/Сжать рисунки... при этом в правой части программы появится область задач, где можно выбрать нужный вариант для сжатия рисунка.
Совет: Выберите вариант для Документов (для лучшего качества изображения)
При этом Вы увидите Ожидаемый общий размер Исходного изображения и После сжатия (см. Рис.).
Рисунок. Экран программы с область задач Сжать рисунки
Цифрами на рисунке показаны изображения - (1) - выделенные и (2) - невыделенные.
Второй вариант открыть рисунок и выполнить действия по сжатию.
1. Найдите папку с изображениями на Вашем компьютере, например, C:\Documents and Settings\User\My Documents\My Pictures (см. Рис.)
2. Выберите файл - изображение. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и найдите команду Открыть с помощью.../Microsoft Office Picture Manager
Рисунок. Как открыть файл из папки
Далее выполняете действия по уменьшению (сжатию рисунка) в открытой программе Microsoft Office Picture Manager, как в предыдущем способе.
Зачастую встречаются документы с графическими изображениями больших размеров, о том, как сжать рисунки в Word, мы говорили в этой статье.
Но вот как вставить рисунки уже необходимого размера (не более 100-300 кбт) и какую программу можно использовать, не прибегая к установке дополнительных программ?
Итак, один из вариантов это Microsoft Office Picture Manager.
А конкретно мы рассмотрим функцию сжатия изображений.
Для того чтобы уменьшить размер изображения (графические объекты, имеющие расширение *.jpg, *.gif и др.) запустите программу Microsoft Office Picture Manager на Вашем компьютере Пуск/Программы/Microsoft Office/Средства Microsoft Office/Microsoft Office Picture Manager (см. Рис.)
Рисунок. Запуск программы Microsoft Office Picture Manager
Экран программы выглядит следующим образом (см. Рис.)
Рисунок. Экран программы Microsoft Office Picture Manager
Первый вариант открытия и сжатия изображений.
Для того чтобы открыть Ваши изображения в этой программе необходимо добавить ярлык рисунка , нажав на кнопку
Появится диалоговое окно (см. Рис.), в котором выберите Папку, где расположены изображения, которые требуется уменьшить в размере.
Рисунок. Добавление ярлыка рисунка
После этого в программе Microsoft Office Picture Manager появится ярлык на папку с рисунками и отобразятся сами рисунки на экране программы (см. Рис.)
Рисунок. Экран программы с ярлыком на папку рисунков
Выберите изображение, необходимое для уменьшения, нажатием левой кнопки мыши.
В случае, если Вам необходимо выбрать несколько изображений, нажмите клавишу Ctrl + удерживая ее нажимайте мышью на рисунки.
В случае, если Вам нужно выбрать все объекты, находящиеся в данной папке, нажмите Ctrl+А либо выполните команду в Меню Правка/Выделить все...
Затем Вы можете уменьшить изображения, выполнив команду: Рисунок/Сжать рисунки... при этом в правой части программы появится область задач, где можно выбрать нужный вариант для сжатия рисунка.
Совет: Выберите вариант для Документов (для лучшего качества изображения)
При этом Вы увидите Ожидаемый общий размер Исходного изображения и После сжатия (см. Рис.).
Рисунок. Экран программы с область задач Сжать рисунки
Цифрами на рисунке показаны изображения - (1) - выделенные и (2) - невыделенные.
Второй вариант открыть рисунок и выполнить действия по сжатию.
1. Найдите папку с изображениями на Вашем компьютере, например, C:\Documents and Settings\User\My Documents\My Pictures (см. Рис.)
2. Выберите файл - изображение. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и найдите команду Открыть с помощью.../Microsoft Office Picture Manager
Рисунок. Как открыть файл из папки
Далее выполняете действия по уменьшению (сжатию рисунка) в открытой программе Microsoft Office Picture Manager, как в предыдущем способе.
Сервисы Word. Правописание. Статистика. Переносы слов
Программа MS Word, несмотря на некоторые "оплошности" при работе с документами, достаточно "умный" продукт, в котором имеются дополнительные сервисы по упрощению работы пользователей.
Одним из таких сервисов является проверка Правописания...
Проверка правописания
Вы наверняка обращали внимание на то, что при орфографических ошибках (неправильное написание букв в словах) текстовый редактор ведет проверку слов, отображая это визуально красной волнистой линией под теми словами, которые ошибочны (см.Рис.).
Данная функция доступна теперь при работе в сети Интернет - и в блогах, и в письмах и др. полях, где вводится текст.
Рисунок. Пример проверки правописания в документе
Обратите внимание: программа Word подчеркивает слова с ошибками, НО те слова, которые существуют в русском языке (см. Рис. - слова, выделенные полужирным) текстовый редактор пропускает. И как бы Вам ни хотелось, чтоб все за Вас было сделано и проверено, увы, невозможно. Текст в любом случае придется прочитывать и проверять на грамотность.
Для того чтобы исправить ошибки Вам лишь следует щелкнуть на неправильном слове правой кнопкой мыши и у Вас высветится меню, в котором будет предложен перечень слов или одно слово, которое следует выбрать для исправления левой кнопки мыши.
Кроме того есть возможность проверять и синтаксис (ошибки при расстановке знаков препинания, сочетании повторных слов, т.е. неправильность предложений) в документах. Данный вариант проверки отображается в документах зеленой волнистой линией (см. Рис.).
Рисунок. Проверка синтаксиса в программе Word
Возможность уточнить о какой ошибке идет речь выполняется той же командой: правой кнопкой мыши на том слове, которое подчеркнуто зеленой линией и выполнить необходимое действие в меню.
Статистика
Узнать статистику файла довольно редко используемая функция в документах, но полезная для тех, кто создает тексты и четко подсчитывает количество знаков в нем. Кроме этого можно просмотреть с помощью команды Сервис/Статистика сколько строк, страниц, абзацев в Вашем документе (см. Рис.).
Трудностей при работе с этими командами не должно возникать у пользователей. Но полезность данных сервисов явно имеется.
Расстановка переносов
Еще одна интересная и полезная функция в программе - это расстановка переносов слов. Но хочу сказать, что в документах компаний, как правило, перенос не ставится (он и отключен по умолчанию). Но если у Вас необходимость уменьшить количество страниц в документе или есть определенные требования к документу Вы можете воспользоваться командой Сервис/Язык/Расстановка переносов/Автоматическая расстановка переносов (надо поставить "галочку") и слова "ужмутся" на страницах (см. Рис.).
На этом я считаю достаточно материала по меню Сервис, который был предложен в блоге и в следующий раз поговорим о непечатаемых символах.
Одним из таких сервисов является проверка Правописания...
Проверка правописания
Вы наверняка обращали внимание на то, что при орфографических ошибках (неправильное написание букв в словах) текстовый редактор ведет проверку слов, отображая это визуально красной волнистой линией под теми словами, которые ошибочны (см.Рис.).
Данная функция доступна теперь при работе в сети Интернет - и в блогах, и в письмах и др. полях, где вводится текст.
Рисунок. Пример проверки правописания в документе
Обратите внимание: программа Word подчеркивает слова с ошибками, НО те слова, которые существуют в русском языке (см. Рис. - слова, выделенные полужирным) текстовый редактор пропускает. И как бы Вам ни хотелось, чтоб все за Вас было сделано и проверено, увы, невозможно. Текст в любом случае придется прочитывать и проверять на грамотность.
Для того чтобы исправить ошибки Вам лишь следует щелкнуть на неправильном слове правой кнопкой мыши и у Вас высветится меню, в котором будет предложен перечень слов или одно слово, которое следует выбрать для исправления левой кнопки мыши.
Кроме того есть возможность проверять и синтаксис (ошибки при расстановке знаков препинания, сочетании повторных слов, т.е. неправильность предложений) в документах. Данный вариант проверки отображается в документах зеленой волнистой линией (см. Рис.).
Рисунок. Проверка синтаксиса в программе Word
Возможность уточнить о какой ошибке идет речь выполняется той же командой: правой кнопкой мыши на том слове, которое подчеркнуто зеленой линией и выполнить необходимое действие в меню.
Статистика
Узнать статистику файла довольно редко используемая функция в документах, но полезная для тех, кто создает тексты и четко подсчитывает количество знаков в нем. Кроме этого можно просмотреть с помощью команды Сервис/Статистика сколько строк, страниц, абзацев в Вашем документе (см. Рис.).
Трудностей при работе с этими командами не должно возникать у пользователей. Но полезность данных сервисов явно имеется.
Расстановка переносов
Еще одна интересная и полезная функция в программе - это расстановка переносов слов. Но хочу сказать, что в документах компаний, как правило, перенос не ставится (он и отключен по умолчанию). Но если у Вас необходимость уменьшить количество страниц в документе или есть определенные требования к документу Вы можете воспользоваться командой Сервис/Язык/Расстановка переносов/Автоматическая расстановка переносов (надо поставить "галочку") и слова "ужмутся" на страницах (см. Рис.).
На этом я считаю достаточно материала по меню Сервис, который был предложен в блоге и в следующий раз поговорим о непечатаемых символах.
Сравнить документы
О сравнении, объединении документов, а вернее исправлений, которые были внесены в программу MS Word уже сказано, остается еще вариант сравнения созданных файлов с помощью команды Сравнить рядом с...
Впрочем, это вариант подходит для очень кропотливых и усидчивых пользователей или в том случае, если "выхода нет".
Итак, у Вас два документа. С виду они одинаковы, но Вы знаете, что есть изменения, но нет возможности сравнить с помощью команды Сравнить и объединить исправления...
Остается это выполнить "вручную".
Для этого выполните следующие действия:
1. Запустите программу MS Word.
2. Откройте Документ 1 и Документ 2.
3. Выполните команду Окно/Сравнить рядом с...
Рисунок. Панель инструментов "Сравнить рядом"
4. Появится панель инструментов Сравнить рядом, в котором есть дополнительно функции Синхронная прокрутка (для пролистывания обоих документов одновременно), Восстановить рядом (для расположения документов "строка в строку", именно в том абзаце, которые Вы сверяете) и Закрыть открытые рядом документы.
Впрочем, это вариант подходит для очень кропотливых и усидчивых пользователей или в том случае, если "выхода нет".
Итак, у Вас два документа. С виду они одинаковы, но Вы знаете, что есть изменения, но нет возможности сравнить с помощью команды Сравнить и объединить исправления...
Остается это выполнить "вручную".
Для этого выполните следующие действия:
1. Запустите программу MS Word.
2. Откройте Документ 1 и Документ 2.
3. Выполните команду Окно/Сравнить рядом с...
Рисунок. Панель инструментов "Сравнить рядом"
4. Появится панель инструментов Сравнить рядом, в котором есть дополнительно функции Синхронная прокрутка (для пролистывания обоих документов одновременно), Восстановить рядом (для расположения документов "строка в строку", именно в том абзаце, которые Вы сверяете) и Закрыть открытые рядом документы.
Как защитить информацию в MS Word. Безопасность
Предлагаю ознакомиться с достаточно большим текстом по безопасности документов, созданных в программе MS Word. Где скрыта "личная" информация, которая может нанести вред или наоборот, принести пользу автору документа. Какие ошибки и промахи таятся при создании документации и передаче данных другим лицам.
Так вот, чтобы у Вас не возникли проблемы, например, с документацией бухгалтерии необходимо ознакомиться как можно найти, изменить или удалить лишнюю информацию, например, ФИО автора, название организации и др.
Текст был взят в сети Интернет и в статье рассматривается работа с английской версией программы MS Word. Я постараюсь внести рисунки и команды из программы Word на русском языке, все же это нам привычнее (отмечать буду словами: "Ред. ПК").
Как защитить информацию в MS Word
Автор: Юрий Семко
Источник: КомпьютерПресс
Не вызывает сомнения, что секретная, конфиденциальная информация нуждается в защите. На всем протяжении своего существования человечество изобретало различные способы, которые могли бы предотвратить или по крайней мере значительно затруднить доступ к этой информации, а также системы шифрования. В XX веке появились новые цифровые технологии накопления, хранения и передачи информации. Компьютерные системы позволили набирать, редактировать, проверять правописание и орфографию, преобразовывать и передавать информацию в электронном виде, понятном практически для всех компьютеров. С этого момента проблемы конфиденциальности и защиты персональной информации стали особенно актуальными. Хакеры, промышленные шпионы, конкуренты и прочие недоброжелатели постоянно разрабатывают новые способы получения доступа к информации частных лиц и компаний.
В большинстве существующих сегодня на рынке программных продуктов информация, именуемая метаданными, сохраняется в тех же самых файлах, с которыми работает и которыми обменивается пользователь и которые используются им для сохранения истории редактирования файлов, а также для помощи в поиске и для извлечения информации из файлов.
Характерными примерами метаданных служат сохраняемые вместе с документом имя и фамилия его автора, данные о компании, имя компьютера, версионная поддержка документа, различная скрытая информация и т.п. Эти метаданные используются также для универсализации процедуры сохранения всей информации о файле в одном заранее предопределенном месте.
При этом большая часть этой конфиденциальной информации сохраняется как бы по умолчанию, подчас неизвестным для пользователя способом и в неизвестном ему месте и форме. Ни для кого не секрет, что даже безобидные на вид настройки в программных продуктах могут хранить информацию, которая осведомит настойчивого пользователя о владельце продукта или его компании.
Примером может служить текстовый редактор Word от компании Microsoft или любое другое программное приложение, работающее с электронными документами и позволяющее сохранять различные версии документа в одном и том же файле с помощью различных режимов.
Рассмотрим простой, но весьма характерный случай. Допустим, наш читатель, являясь руководителем отдела маркетинга, в течение нескольких недель трудился вместе со своей командой над созданием документа, описывающего характеристики новейшей разработки. При этом была запланирована посылка этого документа в отдел продаж для начала новой маркетинговой кампании. В последний момент было принято решение удалить несколько характеристик из описания продукта с целью дополнительной проверки и уточнения. Однако было известно, что эти характеристики обязательно войдут в окончательную версию маркетингового документа на данный продукт. Без учета того, что для данного документа активирована поддержка версионности и что каждое изменение, включая новую версию с удаленными характеристиками, будет сохранено в файле, этот документ получил самое широкое распространение.
Допустим, что после отправки письма с указанным файлом в отдел продаж оно попало к конкуренту. Последний, просмотрев различные версии документа, сможет с легкостью оценить ваш текущий уровень и ожидаемые результаты, а также своевременно передать информацию своим разработчикам. Кроме того, в свойствах документа могут содержаться имя и адрес электронной почты автора документа, поэтому будет считаться, что он добровольно предоставил документ в пользование конкурентов.
Как же организовать защиту частной информации и уберечь ее от нежелательного доступа?
Ответить на этот вопрос мы попытаемся в этой статье. Мы рассмотрим также места в документе, где могут храниться метаданные, и опишем способы, с помощью которых эти данные можно удалять, осуществляя тем самым защиту документа. Прежде чем перейти к делу, отметим, что в качестве тестируемого объекта в данной статье рассматриваются английские версии широко известного и популярного текстового редактора Microsoft Word — Word 2000 и Word 2002 — входящие в пакет Microsoft Office (Будут добавлены команды и рисунки из русской версии MS Office ХР - 2003. Ред.ПК).
Следует подчеркнуть, что, несмотря на общность и преемственность указанных версий данного редактора, они все же имеют некоторые отличия в своей функциональности. На это в первую очередь стоит обратить внимание читателям, которые сразу сядут за свой персональный компьютер.
Как получить доступ к персональной информации
Начнем с самого простого — покажем, как без особых ухищрений подобраться к персональной информации. Это делается с помощью единственной функции Microsoft Word, позволяющей просматривать текст без его форматирования. Оказывается, данная функция может быть использована для просмотра метаданных, связанных с конкретным документом. Получить доступ к этим данным может каждый. Для этого необходимо:
Рисунок 1. Открытие документа/Восстановление текста из любого файла
При этом откроется неформатированный документ, внимательный просмотр которого позволяет без труда отыскать информацию, содержащую имя автора документа и путь, по которому можно найти сохраненный документ.
Учитывая все вышеописанное, рекомендуем: перед тем как предоставлять документ другим пользователям, просматривайте скрытую информацию с тем, чтобы решить, стоит ли ее оставлять в данном документе для всеобщего обозрения.
Например, выбрав режим Track Changes (Исправления) в главном меню Tools (Сервис) редактора Microsoft Word, а затем пункт Versions (Версии...) из меню Files (Файл) или задав режим Allow Fast Saves (Разрешить быстрое сохранение) с помощью флаговой кнопки в подменю Options (Параметры) меню Tools (Сервис), можно проследить за любой скрытой или удаленной информацией, которая потенциально могла бы остаться в редактированном документе. (Об этом подробно пойдет речь чуть ниже, о каждом из перечисленных примеров, с демонстрацией рисунков Ред. ПК)
Как видите, получить доступ к персональной информации достаточно просто. Естественно, возникает резонный вопрос о том, какие же существуют способы защиты конфиденциальной информации от посторонних глаз. Далее вниманию читателей будут предложены несколько самых распространенных приемов.
Удаляем персональные данные из документов
В текущей версии редактор Word предоставляет пользователю самые широкие возможности в работе с персональными данными, начиная с ручного и заканчивая программируемым способом удаления информации. В силу того что в рамках данной статьи мы не затрагиваем вопросов написания специализированных программ, остановимся на наиболее простых и доступных широкому кругу читателей способах.
В первую очередь необходимо убедиться, что некая персональная информация была удалена во время сохранения документа.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
Рисунок 2. Диалоговое окно Параметры/Безопасность
При этом из документа удаляется, например, следующая персональная информация:
Еще одним способом, заслуживающим внимания, является метод удаления персональной информации вручную. В свойствах документа (Об этом мы говорили в предыдущем посте Ред. ПК) (внутри файловой структуры) хранится информация о самом документе: имя файла документа, место его хранения, дата создания и другие файловые атрибуты. Вместе с тем в свойствах документа могут храниться и другие метаданные, такие как имя автора, название компании и редактор документа (см. Закладка Документ в Свойствах документа Ред. ПК). Эту информацию можно собственноручно удалить из свойств документа, используя следующую последовательность действий:
Где скрывается информация
Основное правило, которым руководствуются практичные люди, гласит: «Семь раз отмерь — один раз отрежь». Этот жизненный принцип можно с успехом применить к работе с документами. Всегда ли надо спешить расставаться с персональной информацией? Где хранится скрытая информация? Какие существуют способы просмотра скрытой информации? На эти вопросы будет дан ответ в этом разделе.
Скрытую информацию можно найти в функциях слежения за изменениями (track changes - Исправлениями Ред.ПК) и функциях комментирования (comments - Заметки на панели инструментов Рецензирование или команда Вставка/Примечание Ред.ПК), являющихся для редактора Microsoft Word по большей части сервисными. Они позволяют сохранять промежуточную информацию о форматировании, текстовых вставках, удалениях, замечаниях и т.п., иными словами — могут активно использоваться в процессе работы над документом одним или несколькими авторами. В этом случае, выбрав режим воспроизведения всех сервисных функций, можно увидеть все внесенные изменения с именами авторов. Это делается с помощью пункта меню Show (Команда Показать доступна на панели инструментов Рецензирование Ред. ПК).
Следует иметь в виду, что при работе над любым документом желательно придерживаться двух простых правил.
Первое правило гласит, что перед удалением любой информации полезно распечатать отредактированный документ вместе с комментариями. Таким образом, в любой момент можно будет внести эту информацию в новую версию документа. Для того чтобы визуализировать изменения или комментарии, нужно в главном меню View (Вид) выбрать пункт Markup (Разметка) (см. Рис.3).
Рисунок 3. Команда Вид/Разметка
Второе правило в основном касается тех, кто забывает следить за наличием вспомогательной информации в отправляемом или передаваемом документе. Для таких пользователей предусмотрен автоматический анализатор наличия включенного режима track changes (Исправления), который выдаст предупреждение о наличии в документе информации редактирования при попытке его распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из редактора Word. Для включения этого режима в разделе главного меню Tools (Сервис) в диалоговом окне Options (Параметры) нужно выбрать закладку Security (Безопасность) и в ней с помощью флаговой кнопки задать режим Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments (Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, содержащего записанные исправления и замечания) (См. Рис. 2). Итак, смысл второго правила: всегда держите включенным анализатор track changes (Исправлений).
Вторым местом, где может храниться конфиденциальная информация, является режим hidden text (Скрытый текст) Microsoft Word. Этот режим позволяет показывать или скрывать заданный текст с помощью специальной процедуры форматирования символов, делающей их невидимыми. Например, в процессе редактирования текста в режиме hidden text (скрытый текст — специальные неотображаемые символы в файле документа) можно делать для себя какие-либо пометки. Для просмотра скрытого текста в разделе главного меню Tools (Сервис) нужно выбрать пункт Options (Параметры), а в закладке View (Вид) — режим Hidden text (Скрытый текст) в разделе Formatting marks (Знаки форматирования) (см. Рис. 4).
Рисунок 4. Диалоговое окно Параметры/Вид/Скрытый текст
При этом Word пометит скрытый текст с помощью точечной линии подчеркивания. К сожалению, разработчики редактора не предусмотрели автоматического анализатора в документе скрытого текста. Однако существует весьма простая процедура его удаления из тела документа при печати. Для этого надо в разделе главного меню Tools (Сервис) выбрать пункт Options (Параметры), затем — закладку Print (Печать) и активировать флаговую кнопку Hidden text (Скрытый текст) в разделе Include with document area (Печатать) (см. Рис. 5)
Рисунок 5. Диалоговое окно Параметры/Печать/Скрытый текст
Во всех остальных случаях придется удалять текст вручную.
Третьим источником нежелательной утечки информации могут быть неудаленные предыдущие версии документа (см. Рис. 6).
Рисунок 6. Команда Файл/Версии.../Заметки
В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения в одном и том же файле нескольких версий документа. Эти версии присутствуют в файле в режиме скрытого текста и могут удаляться по мере необходимости. Они доступны для всех пользователей, причем остаются в документе, даже если он сохраняется в другом формате.
Поэтому такие версии следует вовремя удалять, для чего существует несколько способов.
Многие читатели и не подозревают, что некоторые процедуры в Word сохраняют метаданные по умолчанию. И уж наверняка не догадываются, что блокирование этих процедур позволяет удалять нежелательные метаданные из документов.
Расскажем об этом подробнее.
Во-первых, рассмотрим метод быстрого сохранения документа. Отметим, что он работает, если помечена флаговая кнопка Allow fast saves (Разрешить быстрое сохранение). Однако не все знают, что если открыть документ, который редактировался в этом режиме, в виде текстового файла (см. Рис.1), то он может содержать информацию, которая прежде была удалена из документа. Это происходит потому, что режим быстрого сохранения добавляет внесенные изменения в конец документа, не учитывая все изменения (включая удаленную информацию), проводимые в самом документе. Поэтому для полного удаления стертой из документа информации необходимо отключить режим быстрого сохранения. Для этого в главном меню Word нужно выбрать Tools (Сервис), затем раздел Options (Параметры) и диалог Save (Сохранить) (см. Рис. 7).
Рисунок 7. Диалоговое окно Параметры/Сохранение/Разрешить быстрое сохранение
После отключения этого режима нужно сохранить документ.
Во-вторых, рассмотрим процедуру объединения документов.
Читайте также статьи:
Как сравнить документы Word
Рецензирование область проверки исправлений
Сервисы Word. Исправления. Рецензирование
При сравнении и объединении документов Word использует случайно генерированные числа для удобства слежения в дальнейшем за соответствующими документами. Несмотря на то что эти числа являются скрытыми, потенциально они могут быть использованы для демонстрации того, что документы имеют общий источник. Для прекращения хранения случайных чисел во время процесса объединения документов необходимо выполнить следующие действия:
В меню Tools (Сервис) запустить команду Options (Параметры). В появившемся многостраничном диалоге выбрать диалог Security (Безопасность) (см. Рис.2).
Дезактивировать флаговую кнопку Store random number to improve merge accuracy (Сохранить случайное число для повышения точности слияния) .
Однако следует отметить, что за конфиденциальность придется заплатить — результат слияния документов не будет оптимальным: для редактора Word будет проблематично определить количество связанных документов.
Знание — сила
У каждого, кто прочитал эту статью, безусловно, сложится собственное мнение о проблеме защиты информации на персональном компьютере и каждый будет волен принять свое решение. Можно следовать перечисленным правилам и не уберечь информацию, но можно потерять ее, если не прилагать никаких усилий. В статье были рассмотрены наиболее простые способы предотвращения утечек информации. Кроме того, как отмечалось выше, существует ряд программ для решения многих из вышеупомянутых проблем, которые, несомненно, позволят существенно облегчить процедуру проверки содержания в документах нежелательных для распространения данных. Однако это уже тема для другой статьи. В заключение хотелось бы отметить, что, предохраняя персональную информацию, можно не только защитить свой бизнес, знания и опыт, но и дать решительный отпор нечистым на руку людям.
Так вот, чтобы у Вас не возникли проблемы, например, с документацией бухгалтерии необходимо ознакомиться как можно найти, изменить или удалить лишнюю информацию, например, ФИО автора, название организации и др.
Текст был взят в сети Интернет и в статье рассматривается работа с английской версией программы MS Word. Я постараюсь внести рисунки и команды из программы Word на русском языке, все же это нам привычнее (отмечать буду словами: "Ред. ПК").
Как защитить информацию в MS Word
Автор: Юрий Семко
Источник: КомпьютерПресс
Не вызывает сомнения, что секретная, конфиденциальная информация нуждается в защите. На всем протяжении своего существования человечество изобретало различные способы, которые могли бы предотвратить или по крайней мере значительно затруднить доступ к этой информации, а также системы шифрования. В XX веке появились новые цифровые технологии накопления, хранения и передачи информации. Компьютерные системы позволили набирать, редактировать, проверять правописание и орфографию, преобразовывать и передавать информацию в электронном виде, понятном практически для всех компьютеров. С этого момента проблемы конфиденциальности и защиты персональной информации стали особенно актуальными. Хакеры, промышленные шпионы, конкуренты и прочие недоброжелатели постоянно разрабатывают новые способы получения доступа к информации частных лиц и компаний.
В большинстве существующих сегодня на рынке программных продуктов информация, именуемая метаданными, сохраняется в тех же самых файлах, с которыми работает и которыми обменивается пользователь и которые используются им для сохранения истории редактирования файлов, а также для помощи в поиске и для извлечения информации из файлов.
Характерными примерами метаданных служат сохраняемые вместе с документом имя и фамилия его автора, данные о компании, имя компьютера, версионная поддержка документа, различная скрытая информация и т.п. Эти метаданные используются также для универсализации процедуры сохранения всей информации о файле в одном заранее предопределенном месте.
При этом большая часть этой конфиденциальной информации сохраняется как бы по умолчанию, подчас неизвестным для пользователя способом и в неизвестном ему месте и форме. Ни для кого не секрет, что даже безобидные на вид настройки в программных продуктах могут хранить информацию, которая осведомит настойчивого пользователя о владельце продукта или его компании.
Примером может служить текстовый редактор Word от компании Microsoft или любое другое программное приложение, работающее с электронными документами и позволяющее сохранять различные версии документа в одном и том же файле с помощью различных режимов.
Рассмотрим простой, но весьма характерный случай. Допустим, наш читатель, являясь руководителем отдела маркетинга, в течение нескольких недель трудился вместе со своей командой над созданием документа, описывающего характеристики новейшей разработки. При этом была запланирована посылка этого документа в отдел продаж для начала новой маркетинговой кампании. В последний момент было принято решение удалить несколько характеристик из описания продукта с целью дополнительной проверки и уточнения. Однако было известно, что эти характеристики обязательно войдут в окончательную версию маркетингового документа на данный продукт. Без учета того, что для данного документа активирована поддержка версионности и что каждое изменение, включая новую версию с удаленными характеристиками, будет сохранено в файле, этот документ получил самое широкое распространение.
Допустим, что после отправки письма с указанным файлом в отдел продаж оно попало к конкуренту. Последний, просмотрев различные версии документа, сможет с легкостью оценить ваш текущий уровень и ожидаемые результаты, а также своевременно передать информацию своим разработчикам. Кроме того, в свойствах документа могут содержаться имя и адрес электронной почты автора документа, поэтому будет считаться, что он добровольно предоставил документ в пользование конкурентов.
Как же организовать защиту частной информации и уберечь ее от нежелательного доступа?
Ответить на этот вопрос мы попытаемся в этой статье. Мы рассмотрим также места в документе, где могут храниться метаданные, и опишем способы, с помощью которых эти данные можно удалять, осуществляя тем самым защиту документа. Прежде чем перейти к делу, отметим, что в качестве тестируемого объекта в данной статье рассматриваются английские версии широко известного и популярного текстового редактора Microsoft Word — Word 2000 и Word 2002 — входящие в пакет Microsoft Office (Будут добавлены команды и рисунки из русской версии MS Office ХР - 2003. Ред.ПК).
Следует подчеркнуть, что, несмотря на общность и преемственность указанных версий данного редактора, они все же имеют некоторые отличия в своей функциональности. На это в первую очередь стоит обратить внимание читателям, которые сразу сядут за свой персональный компьютер.
Как получить доступ к персональной информации
Начнем с самого простого — покажем, как без особых ухищрений подобраться к персональной информации. Это делается с помощью единственной функции Microsoft Word, позволяющей просматривать текст без его форматирования. Оказывается, данная функция может быть использована для просмотра метаданных, связанных с конкретным документом. Получить доступ к этим данным может каждый. Для этого необходимо:
- Запустить редактор Microsoft Word.
- В пункте главного меню File нажать Open. (Файл/Открыть)
- В появившемся диалоге в разделе Files of type (Тип файлов) задать Recover Text from Any File (Восстановление текста из любого файла), выбрать документ формата Microsoft Word и нажать кнопку Open (Открыть) (см. Рис.1).
Рисунок 1. Открытие документа/Восстановление текста из любого файла
При этом откроется неформатированный документ, внимательный просмотр которого позволяет без труда отыскать информацию, содержащую имя автора документа и путь, по которому можно найти сохраненный документ.
Учитывая все вышеописанное, рекомендуем: перед тем как предоставлять документ другим пользователям, просматривайте скрытую информацию с тем, чтобы решить, стоит ли ее оставлять в данном документе для всеобщего обозрения.
Например, выбрав режим Track Changes (Исправления) в главном меню Tools (Сервис) редактора Microsoft Word, а затем пункт Versions (Версии...) из меню Files (Файл) или задав режим Allow Fast Saves (Разрешить быстрое сохранение) с помощью флаговой кнопки в подменю Options (Параметры) меню Tools (Сервис), можно проследить за любой скрытой или удаленной информацией, которая потенциально могла бы остаться в редактированном документе. (Об этом подробно пойдет речь чуть ниже, о каждом из перечисленных примеров, с демонстрацией рисунков Ред. ПК)
Как видите, получить доступ к персональной информации достаточно просто. Естественно, возникает резонный вопрос о том, какие же существуют способы защиты конфиденциальной информации от посторонних глаз. Далее вниманию читателей будут предложены несколько самых распространенных приемов.
Удаляем персональные данные из документов
В текущей версии редактор Word предоставляет пользователю самые широкие возможности в работе с персональными данными, начиная с ручного и заканчивая программируемым способом удаления информации. В силу того что в рамках данной статьи мы не затрагиваем вопросов написания специализированных программ, остановимся на наиболее простых и доступных широкому кругу читателей способах.
В первую очередь необходимо убедиться, что некая персональная информация была удалена во время сохранения документа.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- В главном меню Word выбрать пункт Tools (Сервис), а в нем подменю Options (Параметры). В появившемся диалоге открыть закладку Security (Безопасность).
- В разделе Privacy options (Параметры защиты конфиденциальной информации) активировать флаговую кнопку Remove personal information from this file on save (Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении) и нажать клавишу OK.
- Сохранить документ (см. Рис.2).
Рисунок 2. Диалоговое окно Параметры/Безопасность
При этом из документа удаляется, например, следующая персональная информация:
- свойства файла: автор, руководитель, компания и имя сохранившего последнюю версию документа;
- имена пользователей, имеющих отношение к комментариям и режиму слежения за изменениями (track changes - Исправлениями Ред. ПК);
- имя Saved by (Сохранено) заменяется на Author;
- заголовок e-mail-сообщения, который генерируется кнопкой E-mail на панели инструментов.
Еще одним способом, заслуживающим внимания, является метод удаления персональной информации вручную. В свойствах документа (Об этом мы говорили в предыдущем посте Ред. ПК) (внутри файловой структуры) хранится информация о самом документе: имя файла документа, место его хранения, дата создания и другие файловые атрибуты. Вместе с тем в свойствах документа могут храниться и другие метаданные, такие как имя автора, название компании и редактор документа (см. Закладка Документ в Свойствах документа Ред. ПК). Эту информацию можно собственноручно удалить из свойств документа, используя следующую последовательность действий:
- Открыть документ в редакторе Word.
- В разделе главного меню File (Файл) выбрать пункт Properties (Свойства).
- В появившемся многостраничном диалоге на каждой закладке Summary (Общие), Statistics (Статистика), Contents (Состав) и Custom (Прочие) может содержаться информация конфиденциального характера. Для удаления ненужной или нежелательной информации необходимо выделить ее и удалить с помощью клавиши DELETE.
Где скрывается информация
Основное правило, которым руководствуются практичные люди, гласит: «Семь раз отмерь — один раз отрежь». Этот жизненный принцип можно с успехом применить к работе с документами. Всегда ли надо спешить расставаться с персональной информацией? Где хранится скрытая информация? Какие существуют способы просмотра скрытой информации? На эти вопросы будет дан ответ в этом разделе.
Скрытую информацию можно найти в функциях слежения за изменениями (track changes - Исправлениями Ред.ПК) и функциях комментирования (comments - Заметки на панели инструментов Рецензирование или команда Вставка/Примечание Ред.ПК), являющихся для редактора Microsoft Word по большей части сервисными. Они позволяют сохранять промежуточную информацию о форматировании, текстовых вставках, удалениях, замечаниях и т.п., иными словами — могут активно использоваться в процессе работы над документом одним или несколькими авторами. В этом случае, выбрав режим воспроизведения всех сервисных функций, можно увидеть все внесенные изменения с именами авторов. Это делается с помощью пункта меню Show (Команда Показать доступна на панели инструментов Рецензирование Ред. ПК).
Следует иметь в виду, что при работе над любым документом желательно придерживаться двух простых правил.
Первое правило гласит, что перед удалением любой информации полезно распечатать отредактированный документ вместе с комментариями. Таким образом, в любой момент можно будет внести эту информацию в новую версию документа. Для того чтобы визуализировать изменения или комментарии, нужно в главном меню View (Вид) выбрать пункт Markup (Разметка) (см. Рис.3).
Рисунок 3. Команда Вид/Разметка
Второе правило в основном касается тех, кто забывает следить за наличием вспомогательной информации в отправляемом или передаваемом документе. Для таких пользователей предусмотрен автоматический анализатор наличия включенного режима track changes (Исправления), который выдаст предупреждение о наличии в документе информации редактирования при попытке его распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из редактора Word. Для включения этого режима в разделе главного меню Tools (Сервис) в диалоговом окне Options (Параметры) нужно выбрать закладку Security (Безопасность) и в ней с помощью флаговой кнопки задать режим Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments (Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, содержащего записанные исправления и замечания) (См. Рис. 2). Итак, смысл второго правила: всегда держите включенным анализатор track changes (Исправлений).
Вторым местом, где может храниться конфиденциальная информация, является режим hidden text (Скрытый текст) Microsoft Word. Этот режим позволяет показывать или скрывать заданный текст с помощью специальной процедуры форматирования символов, делающей их невидимыми. Например, в процессе редактирования текста в режиме hidden text (скрытый текст — специальные неотображаемые символы в файле документа) можно делать для себя какие-либо пометки. Для просмотра скрытого текста в разделе главного меню Tools (Сервис) нужно выбрать пункт Options (Параметры), а в закладке View (Вид) — режим Hidden text (Скрытый текст) в разделе Formatting marks (Знаки форматирования) (см. Рис. 4).
Рисунок 4. Диалоговое окно Параметры/Вид/Скрытый текст
При этом Word пометит скрытый текст с помощью точечной линии подчеркивания. К сожалению, разработчики редактора не предусмотрели автоматического анализатора в документе скрытого текста. Однако существует весьма простая процедура его удаления из тела документа при печати. Для этого надо в разделе главного меню Tools (Сервис) выбрать пункт Options (Параметры), затем — закладку Print (Печать) и активировать флаговую кнопку Hidden text (Скрытый текст) в разделе Include with document area (Печатать) (см. Рис. 5)
Рисунок 5. Диалоговое окно Параметры/Печать/Скрытый текст
Во всех остальных случаях придется удалять текст вручную.
Третьим источником нежелательной утечки информации могут быть неудаленные предыдущие версии документа (см. Рис. 6).
Рисунок 6. Команда Файл/Версии.../Заметки
В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения в одном и том же файле нескольких версий документа. Эти версии присутствуют в файле в режиме скрытого текста и могут удаляться по мере необходимости. Они доступны для всех пользователей, причем остаются в документе, даже если он сохраняется в другом формате.
Поэтому такие версии следует вовремя удалять, для чего существует несколько способов.
- Первый способ предусматривает сохранение предыдущих версий документа. При этом текущая версия сохраняется в виде отдельного документа. Для этого в главном меню File (Файл) нужно выбрать пункт Versions (Версии...). Затем выбрать версию документа, которую необходимо сохранить в виде отдельного файла. Далее нажать клавишу Open (Открыть) и в главном меню File (Файл) выбрать Save As (Сохранить как...). В появившемся диалоге задать имя файла и нажать клавишу Save (Сохранить).
- Второй способ заключается в удалении нежелательных версий из документа, для чего потребуется выполнить следующие действия. В главном меню File (Файл) нужно выбрать пункт Versions (Версии...), затем — версию документа, которую предполагается удалить (для выбора более чем одной версии необходимо удерживать нажатой клавишу Ctrl). Далее нужно нажать кнопку Delete.
Многие читатели и не подозревают, что некоторые процедуры в Word сохраняют метаданные по умолчанию. И уж наверняка не догадываются, что блокирование этих процедур позволяет удалять нежелательные метаданные из документов.
Расскажем об этом подробнее.
Во-первых, рассмотрим метод быстрого сохранения документа. Отметим, что он работает, если помечена флаговая кнопка Allow fast saves (Разрешить быстрое сохранение). Однако не все знают, что если открыть документ, который редактировался в этом режиме, в виде текстового файла (см. Рис.1), то он может содержать информацию, которая прежде была удалена из документа. Это происходит потому, что режим быстрого сохранения добавляет внесенные изменения в конец документа, не учитывая все изменения (включая удаленную информацию), проводимые в самом документе. Поэтому для полного удаления стертой из документа информации необходимо отключить режим быстрого сохранения. Для этого в главном меню Word нужно выбрать Tools (Сервис), затем раздел Options (Параметры) и диалог Save (Сохранить) (см. Рис. 7).
Рисунок 7. Диалоговое окно Параметры/Сохранение/Разрешить быстрое сохранение
После отключения этого режима нужно сохранить документ.
Во-вторых, рассмотрим процедуру объединения документов.
Читайте также статьи:
Как сравнить документы Word
Рецензирование область проверки исправлений
Сервисы Word. Исправления. Рецензирование
При сравнении и объединении документов Word использует случайно генерированные числа для удобства слежения в дальнейшем за соответствующими документами. Несмотря на то что эти числа являются скрытыми, потенциально они могут быть использованы для демонстрации того, что документы имеют общий источник. Для прекращения хранения случайных чисел во время процесса объединения документов необходимо выполнить следующие действия:
В меню Tools (Сервис) запустить команду Options (Параметры). В появившемся многостраничном диалоге выбрать диалог Security (Безопасность) (см. Рис.2).
Дезактивировать флаговую кнопку Store random number to improve merge accuracy (Сохранить случайное число для повышения точности слияния) .
Однако следует отметить, что за конфиденциальность придется заплатить — результат слияния документов не будет оптимальным: для редактора Word будет проблематично определить количество связанных документов.
Знание — сила
У каждого, кто прочитал эту статью, безусловно, сложится собственное мнение о проблеме защиты информации на персональном компьютере и каждый будет волен принять свое решение. Можно следовать перечисленным правилам и не уберечь информацию, но можно потерять ее, если не прилагать никаких усилий. В статье были рассмотрены наиболее простые способы предотвращения утечек информации. Кроме того, как отмечалось выше, существует ряд программ для решения многих из вышеупомянутых проблем, которые, несомненно, позволят существенно облегчить процедуру проверки содержания в документах нежелательных для распространения данных. Однако это уже тема для другой статьи. В заключение хотелось бы отметить, что, предохраняя персональную информацию, можно не только защитить свой бизнес, знания и опыт, но и дать решительный отпор нечистым на руку людям.
Как сравнить документы Word. Свойства документа
При многократной работе с одним и тем же документом пользователям необходимо помнить о том, что Сохранение документа - самая важная часть работы для получения результата. Поэтому следует сохранять документ под разными именами и в одной и той же папке, хотя бы меняя у него дату.
Пример 1. Вы сохранили документ в разных местах на компьютере.
Какой документ был изменен, создан, открыт? Как выявить исправления в документе по сравнению с предыдущей версией?
Один из способов узнать Дату создания, последнего открытия и изменения документа можно открыть Свойства данного документа.
Для этого откройте документ и выполните команду Файл/Свойства (см.Рис.)
Но сами исправления в данном случае Вы не узнаете.
Рисунок. Диалоговое окно "Свойства документа"
Пример 2. Возможен вариант, когда над документом работают несколько пользователей, но команда Исправления не была включена. Как выявить внесенные другими рецензентами изменения?
И в первом и во втором случаях надо использовать команду Сервис/Сравнить или объединить исправления...
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Дать разные названия документам, например, добавив в конце названия цифру "1" - первому документу и "2" - второму. Имена файлов будет Пример1.doc и Пример2.doc
2. Открыть документ Пример1.doc
3. Выполнить команду Сервис/Сравнить или объединить исправления... (см.Рис.)
Рисунок. Команда Сравнить и объединить исправления
4. Появится диалоговое окно Сравнить и объединить документы, где необходимо выбрать второй файл с названием Пример2.doc
Рисунок. Окно "Сравнить и объединить документы
Можно Объединить документы в текущий документ, т.е. в тот, который на данный момент открыт или можно Объединить в новый документ.
В нашем примере выбрана команда Объединить в новый документ.
После сравнения (объединения) документов У Вас отобразятся Исправления - что было удалено и что вставлено
Рисунок. Отображение исправлений после объединения документов
Далее можно работать с документом в режиме исправлений и Принимать или Отклонять внесенные исправления рецензентами.
Пример 1. Вы сохранили документ в разных местах на компьютере.
Какой документ был изменен, создан, открыт? Как выявить исправления в документе по сравнению с предыдущей версией?
Один из способов узнать Дату создания, последнего открытия и изменения документа можно открыть Свойства данного документа.
Для этого откройте документ и выполните команду Файл/Свойства (см.Рис.)
Но сами исправления в данном случае Вы не узнаете.
Рисунок. Диалоговое окно "Свойства документа"
Пример 2. Возможен вариант, когда над документом работают несколько пользователей, но команда Исправления не была включена. Как выявить внесенные другими рецензентами изменения?
И в первом и во втором случаях надо использовать команду Сервис/Сравнить или объединить исправления...
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Дать разные названия документам, например, добавив в конце названия цифру "1" - первому документу и "2" - второму. Имена файлов будет Пример1.doc и Пример2.doc
2. Открыть документ Пример1.doc
3. Выполнить команду Сервис/Сравнить или объединить исправления... (см.Рис.)
Рисунок. Команда Сравнить и объединить исправления
4. Появится диалоговое окно Сравнить и объединить документы, где необходимо выбрать второй файл с названием Пример2.doc
Рисунок. Окно "Сравнить и объединить документы
Можно Объединить документы в текущий документ, т.е. в тот, который на данный момент открыт или можно Объединить в новый документ.
В нашем примере выбрана команда Объединить в новый документ.
После сравнения (объединения) документов У Вас отобразятся Исправления - что было удалено и что вставлено
Рисунок. Отображение исправлений после объединения документов
Далее можно работать с документом в режиме исправлений и Принимать или Отклонять внесенные исправления рецензентами.
Рецензирование. Область проверки исправлений
Говоря о панели инструментов Рецензирование, надо сказать об Области проверки. Включение этой функции позволяет отслеживать исправления, которые сделаны в Вашем документе в отдельной области. Причем можно посмотреть изменения, сделанные и в основном документе, и в колонтитулах и в надписях и др., что существенно облегчает поиск вставленных, удаленных либо измененных объектов.
Для того чтобы включить Область проверки необходимо выполнить следующее:
1. Включить панель инструментов Рецензирование (см. здесь)
2. Выбрать команду Показать/Область проверки на панели инструментов или же значок Окно просмотра (см. Рис.)
Рисунок. Панель инструментов Рецензирование. Область проверки и Окно просмотра
Пособие для начинающих пользователей: Текстовый редактор Word - изложены основы работы текстового редактора
После включения Области проверки (Окна просмотра) Вы работаете с документом, который имеет следующий вид (см. Рис.)
Рисунок. Отображение Области проверки. Исправления в измененном документе
Меню Отобразить для проверки на панели инструментов Рецензирование (см. Рис.) позволяет работать с документом в разных режимах:
1. Исправления в измененном документе - в этом случ ае отображается удаленный текст в выносках. При этом вставленный текст и изменения форматирования отображаются на данной строке (на Рис. выбран именно э тот режим).
2. Исходный документ - при этой команде можно отобразить документ до его исправлений рецензентами (авторами), т.е. вс е изменения Отклонены.
3. Измененный документ - отображение документа после изменений, т.е. все исправления, сделанные рецензентами Приняты.
4. Исправления в исходном документе - данный режим позволяет Вам увидеть вставленный рецензентами текст и форматирование текста в Выносках. При этом удаленный текст будет отображаться на странице зачеркнутым (см. Рис.)
Рисунок. Меню Отобразить для проверки. Исправления в исходном документе
Совет: Для того чтобы Принять изменения, одно или все сразу, выберите в Меню с о значком
команду Принять исправление или Применить все изменения в документе.
Для того чтобы Отклонить исправления выберите в Меню со значком
команду Отклонить исправление или Отклонить все изменения в документе.
Для того чтобы включить Область проверки необходимо выполнить следующее:
1. Включить панель инструментов Рецензирование (см. здесь)
2. Выбрать команду Показать/Область проверки на панели инструментов или же значок Окно просмотра (см. Рис.)
Рисунок. Панель инструментов Рецензирование. Область проверки и Окно просмотра
Пособие для начинающих пользователей: Текстовый редактор Word - изложены основы работы текстового редактора
После включения Области проверки (Окна просмотра) Вы работаете с документом, который имеет следующий вид (см. Рис.)
Рисунок. Отображение Области проверки. Исправления в измененном документе
Меню Отобразить для проверки на панели инструментов Рецензирование (см. Рис.) позволяет работать с документом в разных режимах:
1. Исправления в измененном документе - в этом случ ае отображается удаленный текст в выносках. При этом вставленный текст и изменения форматирования отображаются на данной строке (на Рис. выбран именно э тот режим).
2. Исходный документ - при этой команде можно отобразить документ до его исправлений рецензентами (авторами), т.е. вс е изменения Отклонены.
3. Измененный документ - отображение документа после изменений, т.е. все исправления, сделанные рецензентами Приняты.
4. Исправления в исходном документе - данный режим позволяет Вам увидеть вставленный рецензентами текст и форматирование текста в Выносках. При этом удаленный текст будет отображаться на странице зачеркнутым (см. Рис.)
Совет: Для того чтобы Принять изменения, одно или все сразу, выберите в Меню с о значком
команду Принять исправление или Применить все изменения в документе.Для того чтобы Отклонить исправления выберите в Меню со значком
команду Отклонить исправление или Отклонить все изменения в документе.Сервисы Word. Исправления. Рецензирование
Программа MS Word предлагает пользователю различные сервисы. Сегодня хочется остановиться на очень полезной панели инструментов Рецензирование или команде Исправления, которую можно включить через горизонтальное меню Сервис/Исправления.
Чаще всего пользователям одной организации приходиться работать над одним документом.
Например, имеется документ с неким содержанием, но в него вносятся исправления, заменяются слова, удаляются или вставляются новые абзацы, меняется форматирование и т.д. Для того чтобы следующий пользователь или иначе его называют рецензент (автор) смог увидеть эти самые поправки, необходимо, чтобы:
Во-первых, первый рецензент работал с документом в режиме правок, т.е. была включена панель инструментов Рецензирование и команда Исправления активна (см. Рис.).
Рисунок. Панель инструментов "Рецензирование". Активна команда "Исправления"
Для того чтобы активизировать (включить) панель инструментов Рецензирование (Исправления в документе) необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать команды: Сервис/Исправления
2. В области панелей инструментов правой кнопкой мыши вызвать меню и в нем найти команду Рецензирование.
Во-вторых, следующие пользователи-рецензенты должны включить отображение Исправлений в документе (см. Рис.)
Рисунок. Диалоговое окно Параметры/Исправления
Для того чтобы включить отображение Исправлений в документе необходимо выбрать команду Сервис/Параметры и выбрать вкладку Исправления. Выберите Пометки исправлений для вставки объектов (текста, рисунков, таблиц), для удаления и для форматирования. Можно задать Выноски, которые позволят Вам отслеживать абзацы с исправлениями.
Чаще всего пользователям одной организации приходиться работать над одним документом.
Например, имеется документ с неким содержанием, но в него вносятся исправления, заменяются слова, удаляются или вставляются новые абзацы, меняется форматирование и т.д. Для того чтобы следующий пользователь или иначе его называют рецензент (автор) смог увидеть эти самые поправки, необходимо, чтобы:
Во-первых, первый рецензент работал с документом в режиме правок, т.е. была включена панель инструментов Рецензирование и команда Исправления активна (см. Рис.).
Рисунок. Панель инструментов "Рецензирование". Активна команда "Исправления"
Для того чтобы активизировать (включить) панель инструментов Рецензирование (Исправления в документе) необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать команды: Сервис/Исправления
2. В области панелей инструментов правой кнопкой мыши вызвать меню и в нем найти команду Рецензирование.
Во-вторых, следующие пользователи-рецензенты должны включить отображение Исправлений в документе (см. Рис.)
Рисунок. Диалоговое окно Параметры/Исправления
Для того чтобы включить отображение Исправлений в документе необходимо выбрать команду Сервис/Параметры и выбрать вкладку Исправления. Выберите Пометки исправлений для вставки объектов (текста, рисунков, таблиц), для удаления и для форматирования. Можно задать Выноски, которые позволят Вам отслеживать абзацы с исправлениями.
Подписаться на:
Сообщения (Atom)